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Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Akt des Planens, Organisierens und Managens eines Projekts, um ein festgelegtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Alle Arten von Unternehmen sind auf Projekte angewiesen, um viele ihrer kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen, denn alles wird in Projekten erledigt.

Projekte mit visueller Projektmanagement-Software zu planen, zu organisieren und zu verwalten, erleichtert das Projektmanagement.
Projekte mit visueller Projektmanagement-Software zu planen, zu organisieren und zu verwalten, erleichtert das Projektmanagement.

Die Art der Projekte, die Unternehmen durchführen, hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich ihrer strategischen Ziele und der Branche. Etwa kann ein Projektmanager einer Werbeagentur eine Online-Marketingkampagne beaufsichtigen, während mehrere Projektmanager in einem Gesundheitssystem an der Aktualisierung von Software beteiligt sind.

In der schnelllebigen Berufslandschaft von heute ist Projektmanagement ein wesentliches Geschäftswerkzeug für Unternehmen aller Größen und Branchen. Aber es war kein wirklicher Beruf, bis in den 1950er Jahren eine Welle großer und komplexer Projekte eine Nachfrage nach neuen Ansätzen erzeugte, die die Effizienz und Effektivität von Projektmanagement erhöhten. Während das Konzept des Projektmanagements schon immer praktiziert wurde, erfolgte dies bis Mitte des 20. Jahrhunderts nur informell.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das mit einer oder mehrerer der folgenden Absichten abgeschlossen wird:

  • Erreichen eines Ziels
  • Erzielung eines Ergebnisses
  • Schaffung eines Liefergegenstands

Anders formuliert, ist ein Projekt die Gesamtheit der Aufgaben oder Aktivitäten, die durchgeführt werden, um vorher festgelegte Ergebnisse zu erzielen. Darüber hinaus sind Projekte als vorübergehende Unternehmungen und nicht als wiederkehrende Aktivitäten gedacht. Sie sollten eine Zeitleiste mit Anfangs- und Enddatum ebenso wie einen Umfang und die für das Projekt zugewiesenen Ressourcen haben. Projekte können groß oder klein, komplex oder einfach sein. Sie können jahrelang dauern oder wenige Tage nach dem Kick-off abgeschlossen sein.

Wenn Projektmanagement eine Jonglage ist, muss ein Projektmanager immer diese drei Bälle in der Luft halten: Timing, Umfang und Ressourcen.

Da Projekte nicht als Routineoperationen gedacht sind, ist es üblich, dass Teams funktionsübergreifend arbeiten. Personen, die an einem Projekt mitarbeiten, verfügen möglicherweise über keinerlei Erfahrung in der Zusammenarbeit, und einige können sogar externe Fachkräfte anderer Unternehmen sein. Immer mehr Unternehmen setzen auf Zusammenarbeit bei entfernten und verteilten Standorten, und immer mehr Teams bestehen aus Mitgliedern in verschiedenen Ländern, die durch kollaborative Projektmanagement-Software verbunden bleiben.

Die Möglichkeit, im Kontext der Arbeit zusammenzuarbeiten, ermöglicht nicht nur mobiles Projektmanagement, sondern auch eine bessere Kommunikation mit verteilten Teams.
Die Möglichkeit, im Kontext der Arbeit zusammenzuarbeiten, ermöglicht nicht nur mobiles Projektmanagement, sondern auch eine bessere Kommunikation mit verteilten Teams.

Unternehmen führen je nach Geschäftssparte(n) viele Arten von Projekten durch. Zum Beispiel:

  • Entwicklung eines neuen Medikaments für ein Pharmaunternehmen
  • Eröffnung eines neuen Geschäfts für einen Einzelhändler
  • Ausweitung von Vertriebsprogrammen in eine neue geographische Region für einen Hersteller

Eine der strategisch wichtigsten Projektarten für eine wachsende Zahl von Unternehmen ist Softwareentwicklung, sei es für den internen Gebrauch zur Verbesserung von Prozessen oder für die Vermarktung zur Generierung von Einnahmen.

Berücksichtigen Sie auch die Auswirkungen, die die digitale Transformation auf die Projekte eines Unternehmens hat. Eine Deloitte-Umfrage ergab, dass 2020 die Budgets für die digitale Transformation voraussichtlich um durchschnittlich 15 % gegenüber 2019 steigen. Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen dazu veranlasst, noch mehr in digitale Infrastrukturen zu investieren, um die mobile und verteilte Zusammenarbeit zu ermöglichen, was die strategische Bedeutung des IT-Projektmanagements weiter erhöht.

Was praktisch alle Projekte brauchen, um erfolgreich zu sein, ist ein fachkundiges Management, damit Ergebnisse frist- und budgetgerecht geliefert werden können.

Und das ist der Grund, warum die Rolle des Projektmanagers so entscheidend ist.

Was ist ein Projektmanager?

Der Projektmanager organisiert, treibt die Planung voran und führt Initiativen durch, die dem Unternehmen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Obwohl professionelle Projektmanager meist über Zertifizierungen in verschiedenen Projektmanagementbereichen verfügen, sind diese nicht erforderlich. Jeder kann Projektmanager sein, indem er:

  • plant, wie ein Ziel erreicht werden kann
  • ein Team zur Ausführung der Aufgaben eines Projekts bildet
  • darauf hinarbeitet, dass das Ergebnis innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erreicht wird

Die Wahrheit ist, dass alle irgendwann einmal Projektmanager sind, ob sie eine komplexe Operation beaufsichtigen oder nur die Leitung einer Kleingruppenaktivität übernehmen.

Etwa zwei von drei Projektmanagern haben keine Projektmanagement-Zertifizierung.

Sie sind zufällige Projektmanager, die Projekte planen und durchführen, obwohl sie keinen formale Ausbildung dafür haben.

Angehende (oder zufällige) Projektmanager, die daran interessiert sind, sich zertifizieren zu lassen, legen eine Prüfung wie die zum Project Management Professional (PMP) ab. Bei solchen Prüfungen wird das Projektmanagementwissen bewertet und ob die Fachkraft dieses Wissen bei der Planung und Durchführung eines Projekts anwenden kann.

Laut PMI sollte ein effektiver Projektmanager zur Leitung von Projekten über ein ausgeprägtes Verständnis folgender 10 Wissensgebiete verfügen:

  1. Integration: wie sich ein Projekt in das Unternehmen insgesamt einfügt
  2. Umfang: wie man einen Managementplan erstellt, der den Umfang eines Projekts definiert und kontrolliert, damit ein Projektmanager und das Projektteam am Ball bleiben
  3. Zeit: Mehrere Zeitleisten und Zeitpläne so verwalten, dass Verzögerungen, die den Projekterfolg untergraben könnten, minimiert werden
  4. Kosten: Planung und Einhaltung eines Budgets während der gesamten Projektdauer mit dem Ziel, unnötige Ausgaben zu minimieren und einen optimalen ROI zu erzielen
  5. Qualität: Implementierung von Qualitätskontrollmaßnahmen, die bei allen Projekten das gleiche Qualitätsniveau gewährleisten
  6. Beschaffung: wie man externe Fachkräfte nahtlos in Projekte eingliedert
  7. Human Resources: Nachvollziehen von Teamdynamik, Stärken und Schwächen einzelner Personen und wie Teams so effektiv wie möglich eingesetzt werden können
  8. Kommunikation: Aufrechterhaltung eines offenen Kommunikationskanals zwischen Teams und Projekt-Stakeholdern, damit alle auf dem Laufenden sind
  9. Risikomanagement: Wie man Projektrisiken identifiziert und Probleme löst, die den Projekterfolg gefährden können
  10. Stakeholder-Management: Identifizierung der Bedürfnisse und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Stakeholder eines Projekts, um sicherzustellen, dass alle stets relevante Informationen erhalten

Komponenten des Projektmanagements

Wie bereits erwähnt, sollen Projekte vorübergehender Natur sein. Dadurch unterscheiden sich Projekte von den alltäglichen Geschäftsaktivitäten, bei denen Personen in derselben Abteilung auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Es ist selten, dass feste Teams an Projekten arbeiten. Häufig setzen sie sich aus Personen mit verschiedenen Hintergründen und Fähigkeiten zusammen.

Wenn Teammitglieder für Projekte ausgewählt werden, geschieht das in der Regel aufgrund der einzigartigen Bandbreite an Fähigkeiten, die sie mitbringen. Daher sind gute Teamarbeit und Zusammenarbeit für die Durchführung eines erfolgreichen Projekts unerlässlich.

Ein wichtiges Element des Projektmanagements ist das Projektteam und seine Stakeholder, die alle ein eigenes Fähigkeitsspektrum einbringen.
Ein wichtiges Element des Projektmanagements ist das Projektteam und seine Stakeholder, die alle ein eigenes Fähigkeitsspektrum einbringen.

Warum wird formales Projektmanagement angewendet?

Projektmanagement ist darauf ausgerichtet, die Produktion von Ergebnissen zu steuern, die positive Veränderungen für das Unternehmen bewirken. Das erfordert strategische Planung: Definition des strategischen Nutzens des Projekts, Schätzung der erforderlichen Ressourcen und Entwicklung einer endlichen Zeitspanne für den Abschluss des Vorhabens.

Die Projekttypen, die ein formales Management erfordern, sind jene, die neue Ergebnisse hervorbringen oder vorhandene aktualisieren. Die Arbeit und die Teams im Zusammenhang mit diesen Projekten sind in der Regel komplexer als Business-as-usual-Initiativen, weshalb Change Management und Risikomanagement einbezogen werden sollten.

Investition in gutes Projektmanagement

Projektmanagement ist wichtig; ohne eine Kultur, die es wertschätzt, haben Unternehmen es schwer, Fristen und Budgets einzuhalten. Der Prozess der Planung und Durchführung komplexer Projekte wäre chaotisch und die Qualität der Ergebnisse der Projekte wäre kaum einheitlich.

Die Investition in ein effektives Projektmanagement beseitigt nicht nur diese Probleme, sondern kann auch die Chancen von Projektmanagern erhöhen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig Stakeholderinteressen gerecht zu werden.

Kernbereiche des Projektmanagements

Es gibt drei Kernbereiche, über die man bei der Verwaltung eines Projekts nachdenken muss:

  1. Umfang
  2. Planung und Durchführung
  3. Berichterstattung und Abschluss

Jeder Bereich hat mehrere Komponenten, die mit diesem Projektabschnitt verbunden sind.

Bei der Festlegung des Umfangs sammelt der Projektmanager alle Elemente, die für den Kick-off nötig sind. Dies beinhaltet:

  • Identifizierung der Gründe, warum das Projekt wichtig ist, und Präsentation dieser Gründe vor potenziellen Stakeholdern
  • Einschätzung der Zeit und Ressourcen, die für die Unterstützung des Projekts von Anfang bis Ende erforderlich sind, und Vergleich mit der erwarteten Kapitalrendite
  • Sicherung eines Budgets für das Projekt

Für Planung und Durchführung müssen Projektmanager:

  • einen Projektplan entwickeln, der aufzeigt, wie das Projekt durchgeführt werden soll
  • Projektabwicklungsteams Aufgaben zuweisen
  • Identifizierung und Korrektur von Problemen wie Engpässen und Unterbrechungen, die die Leistung der beteiligten Teams beeinträchtigen könnten
  • Gewährleistung der Übereinstimmung des Projektfortschritts mit dem ursprünglichen Plan
Bei herkömmlichen und hybriden Projektmanagement-Ansätzen verwenden Teams Gantt-Diagramme, um die Durchführung auf der Grundlage von Meilensteinen zu planen und zu verfolgen.
Bei herkömmlichen und hybriden Projektmanagement-Ansätzen verwenden Teams Gantt-Diagramme, um die Durchführung auf der Grundlage von Meilensteinen zu planen und zu verfolgen.

Der letzte Projektmanagement-Kernbereich sind Berichterstattung und Abschluss. Viele Komponenten dieses Bereichs sind während des gesamten Projekts im Gange, etwa:

  • Verwaltung des Projektbudgets und Berichterstattung an die Führungsebene
  • Management von Stakeholdererwartungen durch gute Kommunikation

Die letzte Komponente dieses Kernbereichs (und des Projekts insgesamt) ist der Abschluss. Sobald die Ziele erreicht wurden und es angemessen ist, schließen Sie das Projekt kontrolliert ab und organisieren ein Post-mortem-Meeting – Agile-Praktiker bezeichnen dieses Meeting als „Retrospektive“ –, um zu reflektieren, was richtig gelaufen ist ... und was falsch.

Was unterscheidet Projektmanagement von „anderem Management“?

Teamleitung, Abteilungsleitung und Projektleitung haben eine ähnliche Aufgabe – sie alle sollen Teams helfen, ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen. Doch Projektmanagement unterscheidet sich in der Tat sehr von anderen Managementaktivitäten und erfordert andere Fähigkeiten. Jedes Projekt ist anders, weshalb Projektmanager ihre Strategie ständig anpassen müssen, um den Zielen, Ressourcen und dem Zeitplan zu entsprechen, die ein Projekt verlangt.

Im Laufe der Jahre haben Unternehmen erkannt, dass Projektmanagement nicht dasselbe ist wie andere Managementansätze. Das hat den Weg dafür geebnet, dass Projektmanagement zu einem Thema der Aus- und Weiterbildung und schließlich zu einem eigenen Karriereweg wurde.

Digitale Workspaces reichen Schlüsselelemente des Projektmanagements – wie Ziele, Ressourcen und Zeitpläne – an das gesamte Team und alle Stakeholder weiter.
Digitale Workspaces reichen Schlüsselelemente des Projektmanagements – wie Ziele, Ressourcen und Zeitpläne – an das gesamte Team und alle Stakeholder weiter.

Projektmanagement als Disziplin

Mit der Entwicklung des Projektmanagements zu einer eigenen Disziplin entwickelte sich auch die Philosophie dahinter. Dies führte zur Gründung von Organisationen wie dem Project Management Institute (PMI), die versuchen, Elemente des Projektmanagements zu standardisieren und Literatur zu erstellen, die Projektmanager zur Fundierung ihres Entscheidungsprozesses nutzen können.

Eines der Konzepte, die dabei herauskamen, war der Projektlebenszyklus. Der Lebenszyklus eines Projekts ist in fünf Prozessgruppen unterteilt, und jede Gruppe repräsentiert eine Reihe von Prozessen, die innerhalb dieser Phase ablaufen müssen. Die fünf Prozessgruppen sind:

1. Initiierung

In der ersten Prozessgruppe wird geprüft, ob ein Projekt berechtigt ist oder nicht. Wird festgestellt, dass die Initiative nutzenbringend ist, wird das Projekt formell genehmigt und ein Projektmanager wird mit der Überwachung des Vorhabens beauftragt. In dieser Phase werden die Schlüsselelemente des Projekts definiert, zum Beispiel:

  • die erforderlichen Ressourcen
  • Stakeholder
  • Kostenvoranschlag
  • Risiken und Abhängigkeiten
  • Projektzeitleiste

2. Planung

In dieser Phase des Projektmanagements wird ein Aktionsplan entwickelt, um Ihr Projekt von Anfang bis Ende zu unterstützen. Vom Umfang Ihres Projekts über das Budget bis hin zu wichtigen Meilensteinen wird alles in der Planungsphase festgelegt. Hier werden die Teams zusammengestellt und anhand einer Durchführungsstrategie wird die Arbeit definiert.

3. Ausführung

Dies ist die Prozessgruppe, in der die meisten Tätigkeiten stattfinden. Die Teams arbeiten an den ihnen zugewiesenen Aufgaben, während die Projektmanager dafür sorgen, dass sich die Aufgaben reibungslos durch den Workflow bewegen und alle Beteiligten effektiv zusammenarbeiten.

4. Überwachung und Controlling

Diese Gruppe dient dazu, potenzielle Probleme, die den Erfolg Ihres Projekts gefährden könnten, zu erkennen und zu beheben. Einige Prozesse dieser Phase sind:

  • Fortschrittsmessung
  • Überwachung von Variablen wie Kosten und Umfang
  • Ermittlung notwendiger Korrekturmaßnahmen, um das Projekt auf Kurs zu halten

5. Abschluss

Als letzte Phase des Projektlebenszyklus beendet die Abschlussphase offiziell das Projekt. Zu dieser Phase gehört in der Regel das oben erwähnte Post-mortem-Meeting, bei dem Teams und Führung überprüfen können, was beim Projekt gut lief, was nicht gut lief und wie sich eventuelle Fehler künftig vermeiden lassen.

Nachdem wir nun die Grundlagen des Projektmanagements angesprochen haben, wollen wir uns noch einmal mit der überaus wichtigen Rolle des Projektmanagers befassen.

Projektmanager: die Richtung weisen

Projektmanager sind diejenigen, die gewährleisten müssen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. In vielerlei Hinsicht sind Projektmanager die Akteure des Wandels innerhalb eines Unternehmens. Sie definieren die gewünschten Ziele und Ergebnisse ihrer Projekte und setzen dann ihre Fähigkeiten ein, um das Projektteam zu motivieren und zu guter Zusammenarbeit anzuregen.

Projektmanager sollten in der Lage sein, auch unter Druck gute Leistungen zu erbringen. Während andere womöglich mit neuen Herausforderungen kämpfen, sollte ein effektiver Projektmanager diese annehmen und sich wohl dabei fühlen, die Geschäftsergebnisse in einem sich ständig verändernden beruflichen Umfeld voranzutreiben. Zu den notwendigen Fähigkeiten eines effektiven Projektmanagers gehört es, je nach situationsbedingten Anforderungen im Gesamtzusammenhang oder aber in Details zu denken.

Projektmanagement ist ohne ein informiertes Team unmöglich: Dieser virtuelle Workspace fungiert als Drehscheibe, über die Teams auf dem Laufenden bleiben können.
Projektmanagement ist ohne ein informiertes Team unmöglich: Dieser virtuelle Workspace fungiert als Drehscheibe, über die Teams auf dem Laufenden bleiben können.

Projektmanager müssen außerdem vielseitig einsetzbar sein und schnell reagieren können. Es gibt keine Einheitsmethode für das Management komplexer Projekte mit ineinandergreifenden Aktivitäten. Wenn Probleme auftreten, ist es Sache des Projektmanagers, sich darum zu kümmern, indem er auf ein umfangreiches Instrumentarium von Techniken für jede Situation zurückgreift.

Darüber hinaus erweitern gute Projektmanager ständig ihre Fähigkeiten. Das letzte Meeting am Ende eines Projekts bietet die perfekte Gelegenheit, zu prüfen, welche Projektmanagementtechniken wirksam waren und welche überarbeitet werden sollten.

Es überrascht nicht, dass Personen mit Projektmanagementfähigkeiten zunehmend gefragt sind; gehen Sie davon aus, dass dies so bleibt, da sich Unternehmen mehr auf Projekte als auf Routineabläufe konzentrieren.

Eine vom PMI durchgeführte Studie ergab, dass die Nachfrage nach Projektmanagement zwischen 2017 und 2027 um voraussichtlich 33 % steigt, wodurch etwa 22 Millionen Arbeitsplätze für Projektmanager weltweit entstehen. Praktisch jede Art von Organisation verfügt über Projektmanager, unabhängig davon, ob das ihre Berufsbezeichnung ist oder es sich um zufällige Projektmanager handelt.

Tatsächlich haben viele Personen, die in ihrem Unternehmen Projekte leiten, keine offizielle Ausbildung im Projektmanagement. Es klingt zwar nach einer unmöglichen Herausforderung, aber viele Personen ohne entsprechende Ausbildung oder entsprechenden Titel verwalten erfolgreich Projekte. Mit Software, die Prozesse wie Projektplanung und Aufgabenzuweisung vereinfacht, erhält jedes Teammitglied, das Projekte verwaltet, die Unterstützung, die es braucht, um organisatorische Ziele zu erreichen.

Projektmanagement-Ansätze

Es gibt verschiedene Projektmanagement-Ansätze, die Unternehmen umsetzen können. Im Folgenden sind einige beliebte Ansätze und Methodiken aufgeführt, die von Projektmanagern verwendet werden.

Herkömmliches Projektmanagement

Ein Ansatz ist der „Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK), der sich auf gemeinsame Projektmanagementfähigkeiten wie Budgetierung und Verwaltung von Inputs und Outputs konzentriert.

PMBOK beinhaltet eine Reihe von Standardterminologie und Richtlinien für das Projektmanagement. Der Wissensbestand entwickelt sich im Laufe der Zeit und wird durch die vom PMI beaufsichtigten Arbeiten aktualisiert.

Ein Großteil des PMBOK-Leitfadens bezieht sich nur auf das Projektmanagement, aber er überschneidet sich auch mit allgemeinem Management hinsichtlich Planung, Organisation, Personalbesetzung, Durchführung und Kontrolle der Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Weitere Managementbereiche, die sich mit dem PMBOK-Leitfaden überschneiden, sind:

  • Finanzprognosen
  • organisatorisches Verhalten
  • Managementwissenschaft
  • Budgetierung
  • sonstige Planungsmethoden

Eine weitere Methodik ist „PRojects IN Controlled Environments“ (PRINCE2). Hierbei handelt es sich um eine strukturierte Projektmanagementmethode und einen akkreditierter Ansatz, mit dem gearbeitet werden kann, um:

  • die Rollen von Personen zu klären
  • Kommunikationswege offen zu halten
  • Projektrisiken zu managen
  • Basiskosten festzulegen

PRINCE2 wurde als britischer Regierungsstandard für Projekte im Bereich Informationssysteme entwickelt. Schwerpunkt ist die Einteilung von Projekten in handhab- und kontrollierbare Phasen. Die Methode beruht auf sieben Prinzipien:

  1. laufende Rechtfertigung
  2. wertvolle Erfahrung
  3. definierte Rollen
  4. definierte Phasen
  5. definierte Ausnahmen
  6. fokussiertes Produkt
  7. angepasste Projektumgebung

PRINCE2 beinhaltet sieben Prozesse:

  1. „Starting Up“ (Projekt vorbereiten), hier wird ein Projektteam ernannt
  2. „Initiating a Project“ (Projekt initiieren), hier werden der Business Case fertig- und die Dokumentation zur Projektinitiierung zusammengestellt
  3. „Directing a Project“ (Projekt lenken), hier wird bestimmt, wie ein Projektausschuss ein Projekt beaufsichtigt
  4. „Controlling a Stage“ (Phase kontrollieren), hier wird angeordnet, wie jede einzelne Phase kontrolliert werden soll
  5. Verwaltung der Produktbereitstellung, die die Verbindung zwischen Projektmanager und Teammanagern steuert
  6. „Managing Stage Boundaries“ (Phasenübergang managen), hier wird vorgeschrieben, wie man von einer Phase zur nächsten übergeht
  7. „Closing a Project“ (Projekt abschließen), hier wird das Projekt offiziell für beendet erklärt, Folgemaßnahmen werden festgelegt und der Nutzen evaluiert

Agile-Projektmanagement

Die nächste Methode ist Agile-Projektmanagement. Dieser Ansatz eignet sich oft gut für Projekte in komplexen, schnelllebigen Umgebungen, da er Teams ermöglicht, flexibel auf veränderliche Bedürfnisse und Anforderungen zu reagieren.

Agile-Projektmanagement ist ein iterativer Ansatz zur Planung und Steuerung von Projektprozessen. Ein agiles Projekt wird in kleinen Abschnitten, Iterationen genannt, durchgeführt.

In der agilen Softwareentwicklung ist eine Iteration ein einzelner Entwicklungszyklus, und jede Iteration wird von einem Projektteam überprüft und kritisiert, dem häufig Vertreter der Stakeholder des Projekts angehören. Erkenntnisse, die aus der Kritik an einer Iteration gezogen werden, helfen, den nächsten Schritt des Projekts zu gestalten.

Projektmanagement ist eine anpassungsfähige Disziplin. Projekte können von meilensteinorientiert bis hin zu agil reichen und sogar Kanban-Boards mit Sprint-Kadenzen kombinieren.
Projektmanagement ist eine anpassungsfähige Disziplin. Projekte können von meilensteinorientiert bis hin zu agil reichen und sogar Kanban-Boards mit Sprint-Kadenzen kombinieren.

Der Hauptvorteil von Agile-Projektmanagement besteht in der Möglichkeit, auf Probleme zu reagieren, die im Projektverlauf auftreten. Eine notwendige Änderung an einem Projekt zum richtigen Zeitpunkt kann Ressourcen sparen und dazu beitragen, ein erfolgreiches Projekt frist- und budgetgerecht abzuwickeln.

Hybrides Projektmanagement

Der hybride Ansatz verbindet Agile-Elemente mit herkömmlichem Projektmanagement. Mit diesem Ansatz können für Agile bereite Teams iterative Arbeit leisten und dabei mehr Autonomie genießen als Teams, die unter herkömmlichen Projektmanagern mit Befehls- und Kontrollbefugnis arbeiten.

Die Planung auf hoher Ebene kann über einen Zeitrahmen mit klaren Start- und Enddaten erfolgen, um Stakeholdern und Managern entgegenzukommen, die eine meilensteinorientierte Arbeit bevorzugen. Auf diese Weise wird die Arbeit nach der Agile-Methode abgeschlossen, aber der Fortschritt wird Stakeholdern anhand von Gantt-Diagrammen und anderen Methoden vermeldet, mit denen sie besser vertraut sind.

Best Practices des Projektmanagements

Wie in jeder anderen Disziplin auch, gibt es gute und schlechte Methoden, Projektmanagement zu betreiben. Jedes Unternehmen ist einzigartig in der Art und Weise, wie es an Projekte herangeht, und es gibt kein Patentrezept. Einige grundlegende Praktiken können Unternehmen allerdings helfen, einen starken Projektmanagementprozess einzuführen, der die Erfolgschancen von Projekten erhöht.

Jedes Unternehmen hat seine eigene Vorstellung von guten Praktiken. In vielen Fällen kann der Begriff „Best Practices“ sogar je nach Abteilung oder Geschäftsbereich variieren. Aus diesem Grund sollte die Projektmanagement-Denkweise innerhalb eines Unternehmens entwickelt werden und die notwendigen Schritte für das Erreichen Ihres Endziels beinhalten, ebenso wie die Frage nach Projektsponsoring, um den Erfolg Ihres Projekts zu gewährleisten.

Unternehmen sollten sich überlegen, wo sich die Projektmanagementfunktion heute befindet, und Ziele dafür entwickeln, wo sie sie künftig haben wollen.

Projektmanagement zur Priorität machen

Wie gut Unternehmen ihre Projekte verwalten, kann über ihren Gesamterfolg entscheiden. Da Maßnahmen wie Softwareentwicklung so kritisch für Geschäftstätigkeit und Einnahmen sind, ist der Prozess, anhand dessen diese Produkte erstellt werden, maßgeblich. Viele Unternehmen tun sich mit Projektmanagement schwer.

Laut einer globalen Studie zur Projektzusammenarbeit, die 2018 von Planview veröffentlicht wurde, ist rund die Hälfte der befragten Projektmanager mit ihrer Projekttransparenz unzufrieden, viele erleben Rückschläge durch Kommunikationsprobleme.

Das entspricht einem Produktivitätsverlust von fast neun Wochen pro Jahr.

Die Studie basiert auf einer Umfrage unter 650 Fachkräften mit Erfahrung in der Leitung oder Bearbeitung von Projekten. Die Studie zeigt, dass durchschnittlich:

  • 55 % der Nordamerikaner sieben Stunden pro Woche wegen schlechter Zusammenarbeit verschwenden
  • 54 % der Projekttermine nicht eingehalten werden
  • 25 % der Teams nicht dieselben Tools für die Zusammenarbeit nutzen
  • 37 % der Fachkräfte keine effektive Projektmanagementlösung verwenden

Von den befragten Projektmanagement-Fachkräften waren 66 % zufällige Projektmanager.

Es ist offensichtlich, dass beim Projektmanagement noch viel Raum für Verbesserung vorhanden ist. Es sollte nie ein nachträglicher Einfall von Unternehmen sein; zu viel hängt vom Erfolg von Projekten ab.

Projektmanagement als Motor für Unternehmens-Agilität

Einer der Hauptgründe für die Sicherstellung eines starken Projektmanagementprozesses besteht darin, dem Unternehmen zu ermöglichen, seine Agilität anzukurbeln. Projektmanagement ist das, was Unternehmen erlaubt, neuere Methodiken wie Lean und Agile wirksam einzusetzen.

Unternehmen können Projektmanagement-Tools einsetzen, um den Prozess der Bereitstellung der Vorteile von Agile im gesamten Unternehmen zu optimieren. Sie können den Status eines Projekts nachvollziehen, indem sie Prozesse und die Arbeit visualisieren, die hindurchfließt. Mit Komponenten wie Kanban-Boards können sie sich in Echtzeit über den Status der gesamten Projektarbeit innerhalb von und zwischen Teams informieren.

Kanban-Boards ergänzen das Projektmanagement um eine hochgradig visuelle Komponente und können Teams unterstützen, Hindernisse früher zu erkennen und zu beseitigen.
Kanban-Boards ergänzen das Projektmanagement um eine hochgradig visuelle Komponente und können Teams unterstützen, Hindernisse früher zu erkennen und zu beseitigen.

Auf diese Weise können sie unabhängig von Größe und Komplexität des Projekts die richtige Detailtiefe liefern, um den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Probleme zu erkennen.

Solide Projektmanagementfähigkeiten und Technologien können Unternehmen helfen, teamübergreifend Erkenntnisse zu sammeln und Bereiche zu identifizieren, wo kontinuierliche Verbesserung möglich ist. Leistungskennzahlen können nach Team, Wertstrom und Portfolio bewertet und Prozesse definiert und weiterentwickelt werden, ohne dass die Arbeitsweise der Teams eingeschränkt wird.

Einige Projektmanagement-Tools besitzen leistungsstarke Berichts- und Analysefunktionen, um:

  • Stakeholder auf dem Laufenden zu halten
  • Einblicke in Bereitstellungstrends zu liefern
  • Engpässe zu beseitigen
  • eventuelle künftige Probleme vorherzusagen
  • Workflow-Prozesse zwecks Produktivitätsverbesserung anzupassen

Unternehmen können das Produktbereitstellungstempo durch die Einführung von Lean-Agile-Praktiken in verschiedenen Teams erhöhen. Das kann helfen, Innovationen voranzutreiben und Experimente anzuregen, indem Zusammenarbeit und dynamische Priorisierung gefördert werden. Scrum-Teams, Kanban-Teams und operative Teams können Hindernisse früher erkennen und beseitigen sowie die Bereitstellung durch Integration in vorhandene Entwicklungsumgebungen automatisieren.

Projektmanagementsoftware ermöglicht Unternehmen auch, umfangreichere, komplexere Ergebnisse zu liefern, indem Arbeitsabläufe teamübergreifend koordiniert werden. Nutzen kann schneller realisiert werden, indem groß angelegte Initiativen in iterative Versionen aufgeteilt werden, die Planung synchronisiert und die Arbeit von Teams koordiniert wird, um Agile-Entwicklung bedarfsgerecht durchzuführen.

Kurz und gut, Projektmanagement-Software für Lean und Agile Delivery erlaubt Softwareentwicklungs-, DevOps-, IT-Betriebs- und Produktentwicklungsteams, den Arbeitsfluss kontinuierlich zu verbessern. Das wiederum hilft Teams, intelligenter zu arbeiten und Produkte schneller auf den Markt zu bringen.

Projektmanagement-Tools gewährleisten außerdem strategische Ausrichtung, indem Programme unterschiedlicher Teams synchronisiert werden, inklusive Investments auf Portfolioebene, Kapazitätsprognosen und Leistungsabgleich mit Strategieplänen. Zu den wichtigsten Funktionen von Softwaretools für Projektplanung und -management gehören:

  • Prozess- und Arbeitsvisualisierung
  • Echtzeit-Arbeitsstatus
  • Teamübergreifende Arbeitsverknüpfungen
  • Arbeitsplanung und -bereitstellung
  • Komplexes Prozess-Mapping
  • Sichtbare Prozessrichtlinien
  • Kontextuelle Zusammenarbeit
  • Lean-Analysen
  • Flussanalysen
  • Agile-Team-Analysen
  • Erweiterte Berichte
  • Suche und Filter

Alles zusammenbringen

Projektmanagement ist eine sich ständig weiterentwickelnde Disziplin, die von Projektmanagern verlangt, Arbeit termingerecht, innerhalb des Budgets und des Projektumfangs zu erledigen. Neben einzigartigen Fähigkeiten und einer zusammenarbeitsorientierten Denkweise benötigen Projektmanager die richtigen Tools, um Teams und Aufgaben zu managen.

Ob Sie zufälliger Projektmanager oder Vollzeit-Projektmanager sind, testen Sie Projectplace 30 Tage lang kostenlos und erleben Sie, wie diese Projektmanagement-Software Ihre Art und Weise, Projekte zu verwalten, revolutionieren kann.

Meet our author


Zach McDowell

Director of Product Marketing

Zach McDowell ist Director of Product Marketing für Planview PPM Pro und Planview Projectplace. Er hat bei Planview Teams auf drei Kontinenten geleitet und konzentriert sich weitgehend auf die Innovationsförderung für Projektmanagement und PPM im Mittelstand. Er hat einen der größten Releases in der 20-jährigen Geschichte von Projectplace geleitet und ist auch weiterhin für Wachstum und Unterstützung der weltweiten Nutzerbasis verantwortlich.