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Unabhängig von der Größe Ihres Projekts können Projektmanagement-Tools eine Herausforderung darstellen. Projekte haben viele bewegliche Elemente, die es zu verfolgen gilt, was für unerfahrene Projektmanager überfordernd sein kann.

Mit einer guten Auswahl visueller Projektmanagement-Tools verbringen Projektmanager weniger Zeit mit dem Löschen von Bränden und mehr Zeit mit den Dingen, auf die es wirklich ankommt – dem Unternehmen zu helfen, seine Ziele und Vorgaben zu erreichen.

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Projektmanagement-Tools erleichtern Projektmanagern die Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten.
Projektmanagement-Tools erleichtern Projektmanagern die Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten.

Wenn Sie jemals ein Projekt geleitet haben, kennen Sie einige der Probleme, die Projektteams erleben, nur zu gut. Die meisten sind das Ergebnis irgendeiner Art von Veränderung im Projekt, die sich auf das Team auswirkt.

Visuelle Projektmanagement-Tools haben sich als eine der besten Möglichkeiten erwiesen, Änderungen innerhalb eines Projekts zu verwalten. Sehen wir uns an, wie sie helfen können.

Was sind Projektmanagement-Tools?

Wie der Name schon sagt, helfen Projektmanagement-Tools beim Management von Projekten. Sie machen Projektmanager und Teams schneller darin, Arbeit zu planen, Aufgaben zu erledigen und Aufträge zu verwalten, und das bei geringerer Fehlerquote.

Von Tabellenkalkulationen bis hin zu Ausdrucken von Zeit- und Projektplänen, wurde bisher alles Mögliche als Projektmanagement-Tool eingesetzt. Heutzutage benötigen Unternehmen eine Projektmanagementlösung, die mit dem Tempo des modernen Geschäftslebens Schritt halten kann. Hier kommen visuelle Projektmanagement-Tools ins Spiel.

Visuelle Projektmanagement-Tools erlauben Projektmanagern, Stakeholdern und Teammitgliedern, Daten visuell zu analysieren.

Beliebte visuelle Projektmanagement-Tools sind:

  • Gantt-Diagramme und Roadmaps
  • Kanban Boards
  • Scrum-Boards
  • Diagramme und Grafiken für Berichte

Der Hauptvorteil visueller Projektmanagement-Tools besteht darin, dass die meisten Menschen komplexe visuelle Daten leichter ausdrücken und verstehen können als Wörter und Zahlen. Folglich erlauben sie Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem sie Teams effizienteres Arbeiten ermöglichen.

Warum Projektmanagement-Tools verwenden?

Visuelles Projektmanagement ist als Alternative zu textbasierten Projektmanagementlösungen entstanden. Die Tools sollen Projektmanagern helfen, Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, indem Prozesse und Arbeitsabläufe visualisiert werden können.

Visuelle Projektmanagement-Tools beheben:

  • Pannen in der Kommunikation
  • mangelnde Zusammenarbeit
  • übermäßige Statusmeetings
  • Starts und Stopps

Die meisten Menschen verarbeiten und verstehen visuelle Daten leichter als Text. Eine visuelle Darstellung von Ressourcen und Aufgaben auf ihrem Weg durch den Workflow erlaubt Projektmanagern, in jeder Projektphase organisiert zu bleiben und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt, die mit der Nutzung dieser Projektmanagement-Tools einhergehen.

1. Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit

Da mobile und verteilte Teams zur neuen Norm werden, ist eine gute Kommunikation wichtiger denn je. Zu häufige Kommunikation mit Teams kann ein stressiges Arbeitsumfeld schaffen, in dem Teammitglieder sich überfordert fühlen und nicht abschalten können, während längere Zeiten der Funkstille Ihr Projekt vom Kurs abbringen können.

Die perfekte Kommunikationsbalance zu finden, die Teams auf dem Laufenden hält, ohne sie mit Informationen zu überschwemmen, ist nicht so unmöglich, wie es scheint. Mit den richtigen Projektmanagement-Tools können Sie effizienter mit Ihren Teams kommunizieren und zusammenarbeiten. Anstatt in einem überfüllten Posteingang nach E-Mails zu suchen, können Sie das Gespräch zu Ihrem Team bringen.

Integrierte Kommunikationstools erlauben Ihnen, direkt mit Teams zu kommunizieren. Sie können Informationen mit allen Projektbeteiligten oder nur mit Personen austauschen, die an einer bestimmten Aufgabe arbeiten. Alle erhalten relevante Informationen, ohne ständig mit Nachrichten und Warnungen überhäuft zu werden. Das führt zu weniger Ablenkung und besserer Kommunikation und somit zu einem Umfeld für gute Zusammenarbeit.

Projektmanagement-Tools, die die In-App-Kommunikation unterstützen, erlauben Projektteams, im Kontext ihrer Arbeit zusammenzuarbeiten, anstatt in einem anderen Tool.
Projektmanagement-Tools, die die In-App-Kommunikation unterstützen, erlauben Projektteams, im Kontext ihrer Arbeit zusammenzuarbeiten, anstatt in einem anderen Tool.

2. Fähigkeit zur Einhaltung von Zeitplänen und Budget

Es lässt sich nicht leugnen: Tabellen sind eine ineffiziente Methode zur Verfolgung von Projekten.

Es kostet viel unnötige Zeit und Mühe, Datenreihen zu durchsuchen, um Gewünschtes zu finden. Außerdem erhöht die manuelle Aktualisierung von Tabellen das Risiko für Fehler. Möglicherweise geben Sie falsche Daten ein, oder Sie überspringen versehentlich wichtige Informationen, was zu größeren Problemen wie Termin- und Budgetüberschreitungen führen könnte.

Der Umstieg auf Projektmanagement-Tools wie Projectplace oder LeanKit verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Beide Lösungen erlauben Ihnen, den Status und Fortschritt Ihrer Projekte anhand visueller Daten zu messen. Funktionen wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards bringen mehr Transparenz in Ihren Workflow und machen Folgendes für Sie und Ihre Teams besser sichtbar:

  • laufende und anzufangende Aufgaben
  • wer im Zeitplan liegt und wer zurückfällt
  • wie Aufgaben mit dem Projekt zusammenhängen

Für Projektmanager bedeutet dies, dass sie in der Lage sein müssen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu kostspieligen Fehlern werden. Mit visuellen Projektmanagement-Tools können Sie Herausforderungen schneller erkennen und auf sie reagieren als mit einer Tabellenkalkulationslösung. Und bessere Reaktionszeiten bedeuten weniger Rückschläge, die Sie aus dem Zeitplan werfen und Ihr Budget auffressen könnten.

3. Weniger arbeitsbedingter Stress

Überforderte Projektmanager machen Fehler. Ob Sie nun als zufälliger Projektmanager ein Team bei ausgewählten Projekten leiten oder als zertifizierte Fachkraft für alle organisatorischen Projekte verantwortlich sind, eines ist sicher: Projektmanagement kann erdrückend sein.

In ständigem Kontakt mit Teams und Stakeholdern zu stehen, bedeutet, im Laufe des Tages auf unzählige Botschaften zu reagieren. Das kann heißen, dass Sie mental ausgelaugt sind, bevor Sie die Chance haben, Ihren anderen Verpflichtungen nachzukommen, wie etwa Prozesse zu überwachen und Engpässe in Ihrem Workflow zu beseitigen.

Hier können effektive visuelle Projektmanagement-Tools wie Projectplace und LeanKit helfen. Diese Lösungen erleichtern es Ihnen, Ihre Prozesse im Auge zu behalten, indem sie die Art und Weise der Informationsbereitstellung rationalisieren, ohne Projektdaten übertrieben zu vereinfachen. Auf diese Weise können Teams und Projektmanager zusammenarbeiten, ohne sich von zu vielen Informationen überfordert zu fühlen.

Kanban-Boards machen aus typischen Projektmanagement-Tools Systeme zur Visualisierung von Arbeit, zur Verbesserung von Prozessen und mehr.
Kanban-Boards machen aus typischen Projektmanagement-Tools Systeme zur Visualisierung von Arbeit, zur Verbesserung von Prozessen und mehr.

4. Verbesserte Prozesse und Workflows

Während einige Menschen unter Druck aufblühen, arbeiten andere besser in einem stabilen Umfeld, in dem Aufgaben nicht unüberwindbar scheinen. Wenn Sie und Ihre Teams sich von der Arbeit überfordert fühlen, leidet die Leistung. Die Arbeit im überlasteten Zustand macht es schwieriger, Aufgaben zu planen und Prioritäten zu setzen. Dadurch sinkt die Produktivität.

Und nun die gute Nachricht. Eine Möglichkeit, wie Sie verhindern können, dass Sie und Ihre Teams sich überfordert fühlen, ist die Einführung des Pull-Systems.

Das Pull-System ist ein Workflow-Managementsystem, das als Alternative zum traditionellen „Push-System“ fungiert, an das die meisten Fachleute gewöhnt sind. Statt dass Teams riesige Aufgabenlisten zugeschoben werden, „ziehen“ sie sich die Arbeit aus einer sichtbaren Warteschlange heraus.

Einige Vorteile der Verwendung eines Pull-Systems bei Projektmanagement-Tools sind:

  • Aufgaben können anhand ihrer Priorität organisiert und erledigt werden.
  • Teammitglieder dürfen sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren, um die Wahrscheinlichkeit menschlichen Versagens zu verringern.
  • Projektmanager können leicht erkennen, welche Aufgaben bearbeitet werden und ob Teams zusätzliche Unterstützung benötigen.

Letztlich entwirrt das Pull-System den Workflow und erleichtert es Teams und Projektmanagern, ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen.

Durch die Zuweisung von Prioritäten zu Karten in Projektmanagement-Tools können Teams die wichtigste Arbeit in ihrem System sofort erkennen.
Durch die Zuweisung von Prioritäten zu Karten in Projektmanagement-Tools können Teams die wichtigste Arbeit in ihrem System sofort erkennen.

Obwohl es nicht auf die Agile-Methode beschränkt ist, haben mehr Unternehmen das Pull-System bei der Einführung von Agile-Projektmanagement übernommen. Es wird gewöhnlich mit Kanban-Boards verwendet, sodass alle Projektmanagement-Tools, die Kanban-Systeme unterstützen, auch das Pull-System unterstützen können.

Bei dieser Methode werden Teams ermutigt, die Arbeit einzuschränken, indem sie nur eine Aufgabe auf einmal erledigen. Dies wird als Begrenzung laufender Arbeit (WIP, work in progress) bezeichnet.

Mithilfe visueller Projektmanagement-Tools wie LeanKit und Projectplace können Sie WIP-Limits festlegen, sodass Teammitglieder nicht mehr Aufgaben übernehmen als zulässig. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, können Teammitglieder weitere aus dem Backlog übernehmen.

Warum visuelles Projektmanagement wichtig ist

Wenn es darum geht, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Identifizieren von Risiken zu verbessern, leistet die Visualisierung von Prozessen und Workflows einen wichtigen Beitrag. Projektmanagement ist eine datenintensive Arbeit, die von den Fachleuten verlangt, sich mit verschiedenen Datenpunkten zu beschäftigen. Dazu zählen:

  • Anlage- und Betriebskosten
  • Leistungskennzahlen
  • Risikoprofile
  • Kosten-Nutzen-Analysen und mehr

Für Projektmanager kann es besonders schwierig sein, mit dem Geschäftstempo Schritt zu halten. Die Geschwindigkeit, in der Daten ausgetauscht werden, nimmt ständig zu, was es Projektmanagern erschwert, eine unaufhörlich wachsende Sammlung von Datenpunkten zu überwachen.

Hinzu kommt, dass beim Verwalten eines Projekts viel auf dem Spiel steht. Projektmanager müssen fundierte Entscheidungen treffen, die den Erfolg ihres Projekts sicherstellen. Gleichzeitig müssen sie die Erwartungen der Stakeholder managen.

Studien haben gezeigt, dass das menschliche Gehirn Bilder in weniger als 13 Millisekunden verarbeiten kann, was vermutlich mehr als 65.000-mal schneller ist als bei textbasierten Informationen. Das bedeutet, dass Fachleute, die tabellengestütztes Projektmanagement nutzen, nicht so effektiv arbeiten, wie sie sollten.

Benutzer von Tabellenkalkulationen verbringen nicht nur mehr Zeit mit dem Durchlesen von Datenspalten, sondern es besteht auch eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass sie Wichtiges übersehen. Daher haben viele Fachleute zu visuellen Projektmanagement-Tools gegriffen, die ihnen helfen, ihre Projekte effizienter zu leiten und zu verwalten.

Im Gegensatz zu Projektmanagement-Tools, die eine visuelle Komponente aufweisen und in Echtzeit aktualisiert werden, sind Tabellen listenbasiert, statisch und schnell veraltet.
Im Gegensatz zu Projektmanagement-Tools, die eine visuelle Komponente aufweisen und in Echtzeit aktualisiert werden, sind Tabellen listenbasiert, statisch und schnell veraltet.

Projectplace oder Leankit?

Projectplace und LeanKit sind ausgezeichnete Projektmanagement-Tools, mit denen Sie die Produktivität steigern, die Zusammenarbeit vertiefen und Ihre Projekte effektiver verwalten. Aber welche Plattform ist für Sie und Ihre Teams die richtige?

Sehen wir uns einige zentrale Merkmale beider Tools an – und wie sie unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen können.

Projectplace

Projectplace ist eine vollumfängliche Lösung, die eine effektive Plattform für die Teamzusammenarbeit mit visuellen Projektmanagement-Tools kombiniert. Mit Projectplace können Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende planen, durchführen und verwalten. Mithilfe dieser Plattform können Sie Ihre Arbeit mit Kanban Boards und Gantt-Diagrammen visualisieren, was es Ihnen erleichtert, bei Ihren Projekten einen Agile-, Wasserfall- oder hybriden Ansatz zu wählen.

Weitere Funktionen von Projectplace sind:

  • sichere Tools für Filesharing und Dokumentenverwaltung, die gewährleisten, dass Teams Zugang zu allen relevanten Projektdaten haben
  • Zoom-Integration für schnellen, projektinternen Zugang zu Einzel- oder Teambesprechungen
  • moderne Tracking-Tools zur Messung des Fortschritts und Identifizierung von Engpässen
  • Projektvorlagen, mit denen Sie binnen weniger Minuten das Fundament für Ihr Projekt legen können
  • Dashboard-Berichte zur Überwachung des Fortschritts Ihrer Projekte in Echtzeit
Gute Projektmanagement-Tools beinhalten meist eine oder mehrere Dashboard-Ansichten, wie die hier gezeigte.
Gute Projektmanagement-Tools beinhalten meist eine oder mehrere Dashboard-Ansichten, wie die hier gezeigte.

Projectplace ist so konzipiert, dass alle Arten von Projekten bearbeitet werden können, aber es funktioniert besonders gut bei Initiativen, die mehr Zusammenarbeit erfordern. Projekte mit funktionsübergreifenden Teams und/oder externen Fachkräften funktionieren besonders gut mit Projectplace.

Als All-in-one-Plattform bietet Projectplace alles, was Teams und Projektmanager für Planung, Kommunikation, Datenaustausch und Erledigung von Aufgaben benötigen. Durch sein leistungsstarkes und dennoch intuitives Design ist Projectplace leistungsfähig genug, um die Anforderungen zertifizierter Projektmanager zu erfüllen, aber auch einfach genug, um zufällige Projektmanager bei Ad-hoc-Projekten zu unterstützen.

LeanKit

LeanKit ist eine visuelle Projektmanagementlösung, die die Zusammenarbeit durch Lean und Agile Delivery verbessert.

LeanKit kombiniert Projektmanagementfunktionen mit einem visuellen Arbeitsbereitstellungstool und ist damit eines der effektivsten visuellen Projektmanagement-Tools für Lean-und-Agile-Teams.

Projektmanager können LeanKit zur Planung, Organisation und Durchführung von Projekten ebenso wie zur Vertiefung der Zusammenarbeit zwischen Teams nutzen. LeanKit setzt Kanban-Boards zur Visualisierung des Workflows ein, wodurch Projektmanager leichter erkennen können, wer woran arbeitet und wie der Status der Aufgaben im Prozess aussieht.

Aber LeanKit ist mehr als ein einfaches Kanban-Board. Es enthält auch verschiedene Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Optimierung der Art und Weise, wie Projekte verwaltet werden. Einige dieser Funktionen sind:

  • Organisation und Priorisierung anstehender Arbeit, sodass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden
  • Collaboration-Tools wie Karten-Kommentar-Threads und Dokumentenfreigabe
  • erweiterte Berichtsfunktionen, einschließlich Lean-und-Agile-Analysen
  • eine Auswahl an Kanban-Board-Vorlagen für verschiedene Prozesse
Projektmanagement-Tools wie das oben genannte Kanban-Board erlauben Teams, die Art und Weise der Verwaltung von Projekten zu optimieren.
Projektmanagement-Tools wie das oben genannte Kanban-Board erlauben Teams, die Art und Weise der Verwaltung von Projekten zu optimieren.

LeanKit eignet sich für alle Branchen und Aufgabenarten, ist jedoch für Teams konzipiert, die Agile- und Lean-Methoden nutzen. Daher eignet sich die Plattform am besten für iterative, wiederkehrende Aufgaben und für Initiativen, die eine kontinuierliche Optimierung unterstützen.

So finden Sie ein Top-Projektmanagement-Tool

Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, lautet die Frage, worauf Sie bei einer Projektmanagementlösung noch achten sollten.

Die besten Projektmanagement-Tools sind benutzerfreundlich, sodass zufällige Projektmanager schnell anfangen können, aber leistungsfähig genug, um den Anforderungen professioneller Projektmanager gerecht zu werden.

Einige zentrale Merkmale, auf die Sie bei Projektmanagement-Tools achten sollten, sind:

  • vertraute Benutzeroberfläche: Erstellung und Zuweisung von Aufgaben per Drag-and-Drop, visuelle Arbeits-Boards und eine intuitive Platzierung von Bedienelementen, die Erstbenutzer schnell erlernen können
  • Attraktives Layout: Benutzer-Avatare, effektive Ikonografie und soziale Funktionen, die die Benutzer ermutigen, Beziehungen mit ihren Teammitgliedern zu pflegen
  • erweiterte Funktionen, die der Grundfunktionalität nicht im Wege stehen: für Power-User mit Bedarf an Berichts- und Verfolgungsoptionen, die über das hinausgehen, was für die meisten Benutzer der Software relevant ist
  • Kommunikationstools: Echtzeit-Chat-Funktionen und Kommentarfunktionen ermöglichen Teams, Stakeholdern und Projektmanagern, während des gesamten Projektlebenszyklus in Verbindung und auf einem Nenner zu bleiben.
  • Mobile Unterstützung: Mithilfe von Cloud-Technologie und mobilen Anwendungen können Projektmanager und Teams von ihrem Bürocomputer oder ihren mobilen Geräten aus auf die Plattform zugreifen, sodass sie stets nur einen Klick von Ihrem Projekt entfernt sind.

Angesichts der zunehmenden Remote- und verteilten Arbeit ist der Bedarf an effektiven Projektmanagement-Tools größer denn je. Projektmanager benötigen eine Lösung, die sie nicht nur dabei unterstützt, mit der Geschwindigkeit des modernen Geschäftslebens Schritt zu halten.

Ebenso brauchen sie etwas, das gute Kommunikation und Zusammenarbeit fördert, damit Teams über die notwendigen Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben termin- und budgetgerecht zu erledigen. Hier kann Projectplace helfen.

Projectplace ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das Projekte aller Größenordnungen bewältigen kann. Es liefert alles, was Sie brauchen, um Ihre Projekte zu verwalten und mit Ihren Teams in Verbindung zu bleiben.

Alles zusammenbringen

Die Rolle eines Projektmanagers ist komplex: Während Sie daran arbeiten, das Tempo, den Umfang und das Budget eines Projekts aufrechtzuerhalten, managen Sie Teams und Stakeholder – von denen viele möglicherweise mobil arbeiten. Visuelle Projektmanagement-Tools wie LeanKit und Projectplace können Sie bei der Verwaltung sowohl der Arbeit als auch der Menschen im Zusammenhang mit einem Projekt unterstützen.