Innehållsförteckning

Oavsett projektets storlek kan projektledningsverktyg vara en utmaning. Projekt kan ha många rörliga delar att spåra, vilket kan kännas överväldigande för nybörjare inom projektledning.

Med en bra uppsättning visuella projektledningsverktyg kan dock projektledare tillbringa mindre tid med att släcka bränder och mer tid på sådant som verkligen spelar roll – att hjälpa organisationen att nå sina strategiska mål.

Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery

Gain practical tips and tools that will help you plan, track, and deliver more efficiently.

Se e-boken • Slutför arbetet snabbare

Gratis test av Projectplace

Registrera dig för en kostnadsfri utvärdering för dig och ditt team.

Starta en 30-dagars gratis provperiod • Gratis test av Projectplace
Projektledningsverktyg gör det lättare för projektledarna att planera, organisera och leda projekt.
Projektledningsverktyg gör det lättare för projektledarna att planera, organisera och leda projekt.

Om du någonsin har lett ett projekt, så vet du mycket väl vilka smärtpunkter som projektteamen kan uppleva. De flesta är resultatet av någon sorts förändring i projektet som påverkar teamet.

Visuella projektledningsverktyg har dykt upp som ett av de bästa sätten att hantera förändringar inom ett projekt. Vi ska titta på hur de kan hjälpa till.

Vad är projektledningsverktyg?

Som namnet antyder hjälper projektledningsverktyg till med projektledningen. De gör att projektledare och team kan planera arbetet, slutföra uppgifter och hantera uppdrag snabbare och med mindre felmarginal.

Allt från kalkylblad till utskrifter av scheman och projektplaner har använts som verktyg för projektledning. I dessa dagar behöver företag en projektledningslösning som kan hålla jämna steg med moderna affärer. Det är där visuella projektledningsverktyg kommer in.

Visuella projektledningsverktyg gör att projektledare, intressenter och teammedlemmar kan analysera data visuellt.

Populära visuella projektledningsverktyg är till exempel:

  • Gantt-diagram och färdplaner
  • Kanban-tavlor
  • Scrum-tavlor
  • Tabeller och diagram för rapportering

Den främsta fördelen med visuella projektledningsverktyg är att de flesta människor kan uttrycka och förstå komplexa och visuella data lättare än ord och siffror. På så sätt kan organisationerna spara tid och resurser genom att låta teamen arbeta mer effektivt.

Varför använda projektledningsverktyg?

Visuell projektledning framträdde som ett alternativ till textbaserade projektledningslösningar. De är utformade för att hjälpa projektledare att förbättra planering, kommunikation och samarbete genom att låta dem visualisera processer och arbetsflöden.

Visuella projektledningsverktyg hjälper till att lösa:

  • Sammanbrott i kommunikationen
  • Brist på samarbete
  • För många statusmöten
  • Start och stopp

De flesta människor kan bearbeta och förstå visuella data lättare än text. En visuell återgivning av resurser och uppgifter när de rör sig genom arbetsflödet gör att projektledare kan hålla ordning och fatta informerade beslut under alla faser i projektet.

Nedan följer några av de viktigaste fördelarna med att använda dessa projektledningsverktyg.

1. Förbättrad kommunikation och samarbete

I och med att team som arbetar utspridda och på distans är på väg att bli den nya normen är bra kommunikation viktigare än någonsin. Att kommunicera för ofta med teamen kan skapa en stressig arbetsmiljö där de känner sig överbelastade och inte kan koppla bort arbetet. Samtidigt kan långa perioder av radiotystnad göra att projektet hamnar ur kurs.

Att hitta en perfekt kommunikationsbalans som håller teamen informerade utan att dränka dem i information är inte så omöjligt som det verkar. Med rätt projektledningsverktyg kan du kommunicera och samarbeta mer effektivt med dina team. I stället för att leta efter e-postbrev i en rörig inkorg kan du ta konversationen direkt till ditt team.

Med integrerade kommunikationsverktyg kan du kommunicera direkt med teamen. Du kan dela information med alla deltagare i projektet eller begränsa fokuset till personer som arbetar med en specifik uppgift. Alla får relevant information utan att bli överösta med en ständig ström av meddelanden och aviseringar. Detta leder till mindre distraktion och bättre kommunikation, vilket skapar en god miljö för gott samarbete.

Projektledningsverktyg som stöder kommunikation i appen gör att projektteam kan samarbeta i sitt sammanhang i stället för i ett annat verktyg.
Projektledningsverktyg som stöder kommunikation i appen gör att projektteam kan samarbeta i sitt sammanhang i stället för i ett annat verktyg.

2. Förmåga att hålla deadlines och samtidigt hålla budgeten

Det kan inte förnekas att kalkylblad är ett ineffektivt sätt att spåra projekt.

Det tar mycket onödig tid och ansträngning att skanna igenom datarader för att hitta det man söker. Dessutom ökar risken för misstag när kalkylblad uppdateras manuellt. Man kan ange felaktiga data, eller av misstag hoppa över viktig information, vilket kan leda till större problem som missade deadlines och att budgeten överskrids.

Ett byte till projektledningsverktyg som Projectplace eller LeanKit minskar risken för fel på grund av den mänskliga faktorn. Båda dessa lösningar gör att du kan mäta dina projekts status och framsteg med visuella data. Funktioner som Gantt-diagram och Kanban-tavlor ger större synlighet i ditt arbetsflöde, vilket gör det enklare för dig och ditt team att se:

  • Uppgifter som pågår och sådana som inte hanteras än
  • Vem som är i fas enligt tidsplaneringen och vem som ligger efter
  • Hur uppgifterna relaterar till den större projektbilden

För projektledare innebär detta att man kan identifiera potentiella problem innan de blir kostsamma misstag. Visuella projektledningsverktyg hjälper dig att identifiera och reagera på utmaningar snabbare än med en lösning baserad på kalkylblad. Bättre svarstider innebär färre motgångar som skulle kunna göra att du hamnar efter i schemat och använder budgeten fel.

3. Mindre arbetsrelaterad stress

Överbelastade projektledare gör misstag. Oavsett om du är en oavsiktlig projektledare som leder ett team i arbetet med utvalda projekt eller en certifierad yrkesperson som har ansvar för alla organisatoriska projekt, så är en sak säker: projektledning kan vara överväldigande.

Att ständigt ha kontakt med team och intressenter innebär att svara på otaliga meddelanden under dagen. Detta kan göra dig mentalt utschasad innan du ens har möjlighet att utföra dina andra uppgifter, exempelvis övervaka processer och ta itu med eventuella flaskhalsar i arbetsflödet.

Här kan effektiva visuella projektledningsverktyg som Projectplace och LeanKit vara till hjälp. Dessa lösningar gör det enklare för dig att hålla ett vakande öga på dina processer genom att effektivisera hur information levereras, utan att förenkla projektdata. Som ett resultat av det kan team och projektledare samarbeta utan att känna sig överösta med för mycket information.

Kanban-tavlor lyfter typiska projektledningsverktyg till system för att visualisera arbete, förbättra processer och mycket mer.
Kanban-tavlor lyfter typiska projektledningsverktyg till system för att visualisera arbete, förbättra processer och mycket mer.

4. Förbättrade processer och arbetsflöden

Vissa människor arbetar allra bäst under press, men andra presterar bättre i en stabil miljö där uppgifterna inte känns oöverstigliga. När du och ditt team känner er överbelastade av arbete blir resultatet lidande. Att arbeta i överbelastat tillstånd gör det svårare att planera och prioritera arbete. Som ett resultat av det minskar produktiviteten.

Men här kommer de goda nyheterna. Ett sätt att förebygga att du och ditt team känner er överbelastade av arbete är att införa pull-systemet.

Pull-systemet är ett system för arbetsflödeshantering som fungerar som ett alternativ till det traditionella "push-systemet" som de flesta yrkesverksamma är vana vid. I stället för att pressa en omfattande att göra-lista på teamen ligger arbetet i en synlig kö och dras fram av team.

Några fördelar med att använda ett pull-system i projektledningsverktyg är:

  • Uppgifterna kan organiseras och kompletteras utifrån deras prioritet
  • Teammedlemmarna måste fokusera på en uppgift i taget, vilket minskar risken för mänskliga misstag
  • Projektledarna kan enkelt se vilka uppgifter som bearbetas och om teamen behöver ytterligare stöd

Pull-systemet tar i slutändan bort röran från arbetsflödet och gör det enklare för team och projektledare att uppfylla sina mål.

Att tilldela prioritet till kort i projektledningsverktyg gör att teamen omedelbart kan förstå det viktigaste arbetet i deras system.
Att tilldela prioritet till kort i projektledningsverktyg gör att teamen omedelbart kan förstå det viktigaste arbetet i deras system.

Även om det inte uteslutande används i samband med Agile-metoden har flera organisationer tagit till sig pull-systemet i samband med att de började arbeta med Agile projektledning. Det används vanligen med Kanban-tavlor, så alla projektledningsverktyg som stöder Kanban-system stöder också pull-systemet.

Med den här metoden uppmuntras teamen att begränsa arbetet genom att slutföra en uppgift i taget. Detta är känt som att begränsa det pågående arbetet (WIP).

Visuella projektledningsverktyg som LeanKit och Projectplace gör det möjligt att ställa in WIP-gränser så att teammedlemmar inte kan ta på sig mer arbete än vad som är tillåtet. När arbetet är slutfört kan teammedlemmarna hämta en ny uppgift från eftersläpningen.

Varför visuell projektledning är viktigt

När det gäller att förbättra kommunikationen, samarbetet och riskidentifiering kommer man långt genom att visualisera processer och arbetsflöden. Projektledning är ett datatungt arbete som kräver att utövarna arbetar med olika uppgifter som:

  • Kapital- och driftskostnader
  • Resultatmätningar
  • Riskprofiler
  • Kostnads-nyttoanalyser och mycket mer

För projektledare kan det vara särskilt svårt att hålla jämna steg med affärshastigheten. Data utbyts i allt högre hastigheter, vilket gör det svårt för projektledare att övervaka en ständigt växande samling av datauppgifter.

Dessutom är insatserna för att leda ett projekt höga. Projektledare måste fatta välgrundade beslut som säkerställer att deras projekt lyckas samtidigt som intressenternas förväntningar ska hanteras.

Studier visar att den mänskliga hjärnan kan bearbeta bilder på så lite som 13 millisekunder, vilket tros vara mer än 65 000 gånger snabbare än textbaserad information. Detta innebär att utövare som använder kalkylbladsbaserad projektledning inte arbetar så effektivt som de borde.

Kalkylbladsanvändare spenderar inte bara mer tid med att läsa igenom kolumner med data, det är också större risk att de kommer att förbise något viktigt. På grund av detta har många utövare vänt sig till visuella projektledningsverktyg som kan hjälpa dem att leda och hantera sina projekt mer effektivt.

Till skillnad från projektledningsverktyg som har en visuell komponent och uppdateras i realtid är kalkylblad listbaserade, statiska och blir snabbt föråldrade.
Till skillnad från projektledningsverktyg som har en visuell komponent och uppdateras i realtid är kalkylblad listbaserade, statiska och blir snabbt föråldrade.

Projectplace eller LeanKit?

Projectplace och LeanKit är båda två utmärkta projektledningsverktyg som du kan använda för att öka produktiviteten, fördjupa samarbetet och hantera dina projekt mer effektivt. Men vilken plattform är rätt för dig och dina team?

Vi ska titta på några viktiga funktioner i båda verktygen och se hur de kan uppfylla olika behov.

Projectplace

Projectplace är en helhetslösning som kombinerar en effektiv plattform för teamsamarbete med visuella verktyg för projektledning. Du kan använda Projectplace för att planera, genomföra och hantera dina projekt från början till slut. Med plattformen kan du visualisera ditt arbete genom Kanban-tavlor och Gantt-diagram, och det gör det enklare för dig att anta ett Agile-, vattenfall- eller hybridtillvägagångssätt med dina projekt.

Andra funktioner i Projectplace:

  • Säkra verktyg för fildelning och dokumenthantering som säkerställer att teamen har åtkomst till alla relevanta projektdata
  • Integrering med Zoom för snabb åtkomst till tvåparts- eller teammöten inom projektet
  • Avancerade spårningsverktyg för att mäta framsteg och identifiera flaskhalsar
  • Projektmallar som hjälper dig att lägga grunden till ditt projekt på några minuter
  • Instrumentpanelsrapportering för övervakning av dina projekts framsteg i realtid
Bra projektledningsverktyg inkluderar ofta en eller flera instrumentpanelvyer, som den som visas här.
Bra projektledningsverktyg inkluderar ofta en eller flera instrumentpanelvyer, som den som visas här.

Projectplace är utformat för att hantera alla typer av projekt, men det fungerar särskilt bra med initiativ som kräver större känsla av samarbete. Projekt med tvärfunktionella team och/eller externa medarbetare utför arbetet särskilt bra när Projectplace används.

Som en allt-i-ett-plattform har Projectplace allt som team och projektledare behöver för att planera, kommunicera, utbyta data och slutföra uppgifter. Den kraftfulla men ändå intuitiva designen gör att Projectplace är tillräckligt kraftfullt för att motsvara behoven hos certifierade projektledare, men tillräckligt enkelt för att hjälpa oavsiktliga projektledare att leda team i ad hoc-projekt.

Leankit

LeanKit är en visuell projektledningslösningsom stärker samarbetet genom Lean och Agile-leverans.

LeanKit kombinerar projektledningsfunktioner med ett visuellt verktyg för arbetsleverans, och är ett av de mest effektiva projektledningsverktygen för Lean och Agile-team.

Projektledare kan använda LeanKit för att planera, organisera och genomföra projekt, samt fördjupa samarbetet mellan teamen. LeanKit använder Kanban-tavlor för att visualisera arbetsflödet, vilket gör det lättare för projektledarna att se vem som arbetar med vad och uppgifternas status i processen.

Men LeanKit är mer än bara en Kanban-tavla. Det innehåller också flera funktioner som är utformade för att stärka samarbetet och optimera sättet att hantera projekt. Funktionerna innefattar:

  • Organisera och prioritera kommande arbete så att de viktigaste uppgifterna slutförs först
  • Verktyg för samarbete, som exv. kortkommentarstrådar och dokumentdelning
  • Avancerade rapporteringsfunktioner, som exempelvis Agile och Lean-analys
  • En samling av mallar för Kanban-tavlor för olika processer
Projektledningsverktyg som inkluderar Kanban-tavlor, som ovan, gör att teamen kan optimera det sätt projekten hanteras på.
Projektledningsverktyg som inkluderar Kanban-tavlor, som ovan, gör att teamen kan optimera det sätt projekten hanteras på.

LeanKit fungerar bra i alla branscher och med alla typer av arbete, men är utformat för team som använder Agile- och Lean-metoder. Plattformen är alltså bäst lämpad för iterativt, återkommande arbete, och för initiativ som stöder kontinuerlig förbättring.

Hur man hittar bäst verktyg för projektledning

Nu när vi har täckt in grunderna, vad bör du mer leta efter i en projektledningslösning?

De bästa projektledningsverktygen är lätta att använda, så att oavsiktliga projektledare lätt kan komma i gång, men tillräckligt kraftfulla för att uppfylla professionella projektledares behov.

Nedan följer några av de viktigaste funktionerna som projektledningsverktyg bör innehålla:

  • Bekant användargränssnitt: Uppgiftsskapande och uppgiftstilldelning med dra-och-släpp-funktion, visuella arbetsbord och intuitiv placering av kontroller som förstagångsanvändare lätt kan lära sig
  • Trevlig layout: Användaravatarer, effektiv ikonografi och sociala funktioner som uppmuntrar användarna att knyta kontakter med sina teammedlemmar
  • Avancerade funktioner som inte står i vägen för grundläggande funktionalitet:För avancerade användare, som vill ha alternativ för rapportering och spårning som går utöver vad som är relevant för de flesta användarna av programvaran
  • Kommunikationsverktyg:Chatt- och kommentarsfunktioner i realtid hjälper team, intressenter och projektledare att hålla kontakten och stämma av under hela projektets livscykel
  • Mobil support:Molnteknologi och mobilappar gör att projektledare och team kan ha åtkomst till plattformen från sin jobbdator eller mobila enheter, så att de alltid finns ett klick bort från projektet

I och med att distansarbetet ökar är behovet av effektiva verktyg för projektledning större än någonsin. Projektledare behöver en lösning som inte bara hjälper dem att hålla jämna steg med dagens affärer.

De behöver också något som uppmuntrar god kommunikation och samarbete, så att teamen har de nödvändiga resurserna för att slutföra sina uppgifter i tid och under budgeten. Här kan Projectplace hjälpa till.

Projectplace är ett kraftfullt projektledningsverktyg som kan hantera projekt av alla storlekar. Det är fullpackat med alla verktyg du behöver för att hantera dina projekt och hålla kontakten med dina team.

Sammanfattningsvis

En projektledares roll är komplex. Man arbetar för att hålla tempot, omfattningen och budgeten i ett projekt och samtidigt hanterar man team och intressenter — varav många arbetar på distans. Visuella projektledningsverktyg som LeanKit och Projectplace kan hjälpa dig att hantera både arbetet och de personer som är involverade i ett projekt.