Ein Sprichwort der Geschäftswelt lautet: „Cash is King“. Für Dienstleistungsunternehmen, einschließlich eigenständiger professioneller Dienstleistungsunternehmen (PSOs), eingebetteter Dienstleistungsunternehmen (ESOs) und Anbieter von verwalteten Dienstleistungen (MSPs), muss dieser Grundsatz jedoch angepasst werden. Da dort das wertvollste Gut nicht unbedingt das Kapital ist, ist es auch der Cashflow, der es ermöglicht, mit dem Quote-to-Cash-Verfahren diese geschäftskritische Ressource zu erhalten.

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Was ist der Quote-to-Cash-Prozess?

Der Quote-to-Cash-Prozess ist eine integrierte Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, Interessenten in zahlende, profitable und im Idealfall wiederkehrende Kunden zu verwandeln. Besonders wichtig und gleichzeitig herausfordernd und komplex sind diese Bemühungen deshalb, weil sich die Aufträge für professionelle Dienstleistungen über mehrere Monate oder Jahre erstrecken können.

Dienstleistungsunternehmen, die über keinen strukturierten und optimierten Quote-to-Cash-Prozess verfügen, können lediglich Vermutungen anstellen, anstatt eindeutige Daten darüber zu besitzen, ob ein Auftrag profitabel ist und ob die erwarteten Margen erzielt werden. Leider ist die Überraschung bei manchen Dienstleistern groß, wenn sie feststellen, dass sich ein vermeintlich lukrativer Auftrag als unrentabel herausstellt.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, sich weiterhin in erster Linie auf den Cashflow zu konzentrieren und in eine solide finanzielle Position zu investieren, wie von Service Performance Insight in 2021 Professional Services Maturity™ Benchmark betont wird:

„Jedes Unternehmen muss sich auf den Cashflow konzentrieren, um eine solide Finanzlage zu erhalten und die Rentabilität und Liquidität zu maximieren. In dienstleistungsorientierten Unternehmen beginnt dieser Prozess mit einem Kundenangebot und endet, wenn die Zahlung eingegangen ist und das Geld auf der Bank liegt. Dieser Makroprozess der Umwandlung von Interessenten in zahlende Kunden wird oft als „Quote-to-Cash“ bezeichnet, und seine Optimierung ist für die finanzielle Gesundheit von entscheidender Bedeutung.

Wer ist für den Quote-to-Cash-Prozess zuständig?

Einer der bezeichnenden Aspekte des Quote-to-Cash-Prozesses und ein weiterer Grund dafür, dass seine Einführung und Optimierung recht anspruchsvoll und komplex sind, besteht darin, dass er nicht in der Hand einer einzelnen Abteilung oder eines Bereichs liegt. Für die Produktinnovation ist beispielsweise die Forschung und Entwicklung zuständig, für die Steigerung des Markenwerts das Marketing, und Quote-to-Cash folgt einer ähnlichen Logik, bei der ein einziger Eigentümer oder eine einzige Abteilung für die Lieferung zuständig ist.

Der Quote-to-Cash-Prozess wird von mehreren Teams wie Vertrieb, Lieferung und Finanzen ermöglicht und gesteuert. Und obwohl jedes Team eine spezifische Rolle und Funktion hat, so wie das Finanzteam für die Debitorenbuchhaltung und das Umsatzmanagement zuständig ist, müssen alle Abteilungen ihr Fachwissen bündeln und effizient und kooperativ zusammenarbeiten.

Welche Rolle spielt Effizienz im Quote-to-Cash-Prozess?

Die Effizienz wirkt sich direkt auf das Endergebnis aus, unter anderem, weil ein längerer, langsamerer Quote-to-Cash-Prozess mehr Ressourcen beansprucht, die Kosten in die Höhe treibt und die Fähigkeit einschränkt, die erwarteten Einnahmen aus der Dienstleistungserbringung vorherzusagen, zu überwachen und zu realisieren. Laut McKinsey & Company ist die Quote-to-Cash-Effizienz entscheidend für die Verhandlung von Vertragspreisen.

„Geschäfte, die zu Beginn attraktiv erscheinen, könnten am Ende weniger einbringen als erwartet, weil irgendwo auf dem Weg unvorhergesehene Kosten entstehen. Manchmal basiert ein Geschäftsabschluss auf kurzsichtigen Annahmen darüber, dass der Anbieter seine Leistungen erbringen kann. Das Verkaufsteam eines großen Unternehmens handelte einen Preis für einen Großauftrag aus, von dem es annahm, dass er eine Gewinnspanne im einstelligen Bereich bringen würde. Aber die Preise wurden nicht richtig berechnet, und die Lieferbedingungen waren unklar. Nach einigen Jahren überstiegen die Lieferkosten den vereinbarten Preis, so dass ein Verlust entstand.“

Ein Schlüsselfaktor für die Kundenbindung ist, ob ein Dienstleistungsunternehmen genügend „Beziehungssubstanz“ in das Engagement einbaut, wie Forscher es nennen. Ein dysfunktionaler Quote-to-Cash-Prozess kann Kunden davon überzeugen, zu Wettbewerbern zu wechseln, die ein besseres Erlebnis versprechen. Wie können Sie also diese Risiken vermeiden oder zumindest Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus sein? Im Folgenden stellen wir sechs Schritte für einen effektiven Quote-to-Cash-Prozess vor, der zu erfolgreichen Aufträgen und Ergebnissen beiträgt.

Der Quote-to-Cash-Prozess in 6 Schritten:

Schritt 1: Opportunity-Management

Der erste Schritt im Quote-to-Cash-Prozess ist das Opportunity-Management, das drei Kernaktivitäten umfasst: Management der Vertriebskette und Prognosen, Projekt-Scoping und -Schätzung sowie Angebote und Genehmigungen.

Management der Vertriebspipeline

Bei der Verwaltung der Vertriebspipeline und der Erstellung von Prognosen geht es darum, vorherzusagen, wie die Performance des Vertriebs zu künftigen Geschäftsmöglichkeiten führen wird. Um diese Prognosen erstellen zu können, müssen Dienstleistungsunternehmen genaue Annahmen zu bestimmten Vertriebs- und Geschäftsfaktoren entwickeln, einschließlich der Anzahl der anvisierten Kunden und der geschätzten Erfolgsquoten für ihre Vertriebsaktivitäten. 

Projektrahmen und Schätzung

Eingrenzung und Kalkulation des Projekts werden für jeden Auftrag einzeln durchgeführt, wobei eine vollständige Liste der zu erbringenden Leistungen, der Fristen, der Projektziele und der Gesamtkosten für die Durchführung des Projekts festgelegt wird. Dienstleistungsunternehmen sollten die Möglichkeit haben, schnell Vorschläge für den Arbeitsumfang zu erstellen. Wenn dieser Prozess gestrafft wird, sind weniger Ressourcen erforderlich, um genaue und realistische Erwartungen zu wecken, während gleichzeitig die Zeit verkürzt wird, die benötigt wird, um potenziellen Kunden ein Angebot zu unterbreiten.

Vorschläge und Genehmigungen

Vorschläge und Genehmigungen sollten einem Interessenten zugesandt werden, sobald sie intern geprüft und genehmigt wurden. In vielen Dienstleistungsunternehmen sind mehrere Genehmigungen erforderlich, bevor ein Angebot fertiggestellt und zugestellt werden kann:

  • Kundenservices
  • Operativ
  • Nutzungsbedingungen
  • Accounting

Schritt 2: Vertragsmanagement

Der zweite Schritt im Quote-to-Cash-Prozess ist das Vertragsmanagement. Dabei werden die Vertragsbedingungen mit einem Kunden ausgehandelt und vereinbarte Änderungen vorgenommen, bis akzeptable Bedingungen erreicht sind.

Schritt 3: Projektmanagement

Der dritte Schritt im Quote-to-Cash-Prozess ist das Projektmanagement, das drei Kernaktivitäten umfasst: die Projektdurchführung, die Erfassung von Zeit und Aufwand des Beraters sowie die Fertigstellung und Abnahme der Ergebnisse/Projekte.

Effektive Projektdurchführung

Eine effektive Projektdurchführung hängt vom Workmanagement ab, wobei Dienstleistungsunternehmen mehrere Liefermodelle verwenden. Dies macht die Automatisierung bei der Erfassung der benötigten Zeit-, Kosten-, Status- und Fortschrittsdaten aus diesen unterschiedlichen Arbeitsstrukturen unerlässlich. Wenn Sie wissen, welche Aufträge gefährdet sind, welche nach Plan laufen und welche dem Zeitplan voraus sind (und warum), können Sie bei Bedarf eine Umstellung vornehmen. Diese Transparenz bietet auch dem Vertrieb und dem Management wertvolle Einblicke für die zukünftige Planung.

Work management

Die Fähigkeit, Fristen einzuhalten, ist ein entscheidender Aspekt eines erfolgreichen Workmanagements. Die Verwendung eines PSA-Tools (Professional Services Automation) zur Verfolgung des Fortschritts und zur Vornahme von Anpassungen, um sicherzustellen, dass das Engagement auf dem richtigen Weg bleibt, ist unerlässlich.

Zeit- und Kostendaten für Berater

Die Erfassung von Zeit- und Ausgabendaten von Beratern ist für Dienstleistungsunternehmen, die Zugang zu genauen Informationen benötigen, von zentraler Bedeutung. Dies verbessert die Ressourcenverwaltung, ermöglicht eine präzisere Preisgestaltung und verbessert sowohl die Umsatzprognose als auch die Messverfahren.

Zeit bis zum Projektabschluss

Häufig werden während des Entwicklungsprozesses Änderungen an einem Auftrag oder Projekt verlangt. Ein effizienter Quote-to-Cash-Prozess berücksichtigt diese Änderungen und Anfragen, anstatt Abwicklungszeiten und Arbeitsabläufe festzulegen, die den sich ändernden Bedürfnissen eines Kunden nicht gerecht werden. Dienstleistungsunternehmen sollten über klare Verfahren verfügen, um:

  • Projektdetails fertigzustellen
  • die interne Genehmigung einzuholen
  • die fertigen Produkte an die Kunden zu liefern

Schritt 4: Ressourcenmanagement

Der vierte Schritt im Quote-to-Cash-Prozess ist das Ressourcenmanagement, das der Schlüssel zum Erfolg für jedes Dienstleistungsunternehmen ist. Die Planung des Ressourcenmanagements bietet einen Überblick über den anstehenden Bedarf, so dass Personalentscheidungen entsprechend getroffen werden können. Wenn neue Projekte anstehen, stehen Berater zur Verfügung, die für die Arbeit eingesetzt werden können. Sobald die Projektbedingungen akzeptiert wurden, müssen die Dienstleistungsunternehmen die entsprechenden Ressourcen für einen Auftrag entsprechend den Anforderungen des Kunden zuweisen. Die verfügbaren Ressourcen, den Zeitplan und das Budget eines Projekts zu kennen, ist entscheidend für die Gewährleistung der Rentabilität und die korrekte Steuerung der Kundenerwartungen.

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Die Planview PSA-Software bietet einen umfassenden Einblick in die Ressourcenmanagementplanung Ihres Unternehmens
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Schritt 5: Finanzmanagement

Der fünfte Schritt im Quote-to-Cash-Prozess ist das Finanzmanagement, das drei Kernaktivitäten umfasst: Budgetierung, Ausgabenmanagement und Rechnungsstruktur.

Budgetierung

Die Budgetierung sollte detaillierte Prognoseinformationen enthalten, um sie mit den Kunden zu teilen und intern zu fördern.

Kostenmanagement

Beim Kostenmanagement geht es darum, durch ausgefeilte Geschäftsregeln, Ausgabenkontrolle und Plan-/Ist-Budgetberichterstattung die Ausgaben und Rückvergütungsaktivitäten besser in den Griff zu bekommen.

Abrechnungsstruktur

Die Abrechnungsstruktur umfasst in der Regel die vertragliche Beziehung, die die Arbeit regelt, welche im Namen des Unternehmens für den/die Kunden geleistet wird. Es gibt mehrere Aspekte der Abrechnungsstruktur, die für eine erfolgreiche Umsatzerzielung wichtig sind: Abrechnungsbedingungen, Abrechnungsarten (T&M, Fixed Fee und Mixed T&M und Fixed Fee), Währung, Abrechnungssätze und Rollen sowie Vertragsgrenzen.

Schritt 6: Umsatzmanagement

Der sechste und letzte Schritt im Quote-to-Cash-Prozess ist das Umsatzmanagement, das zwei Kernaktivitäten umfasst: die Rechnungsstellung, die Umsatzerfassung und die Umsatzrealisierung

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung müssen Änderungen der in Rechnung gestellten und erbrachten Leistungen in allen Rechnungen berücksichtigt werden. Eine genaue Rechnungsstellung ist auch erforderlich, um sicherzustellen, dass die Einnahmeprognosen eingehalten werden. Dienstleistungsunternehmen sollten cloudbasierte Fakturierungslösungen nutzen, um die Rechnungsstellung und -bezahlung zu beschleunigen und so die Umsatzrealisierung zu beschleunigen.

Einziehung von Einnahmen

Zur Einziehung der Einnahmen gehört auch, dass die internen Buchhaltungsteams die geschuldeten Rechnungen im Auge behalten, um eine rasche Zahlung zu fördern. Ineffiziente Inkassoworkflows können den Eingang von Einnahmen verzögern und den Kassenbestand Ihres Unternehmens verringern, wodurch das Risiko falscher oder unvollständiger Zahlungen und entgangener Einnahmen steigt.

Umsatzrealisierung

Die Umsatzrealisierung ist der Prozess, mit dem die Finanzabteilung die Erträge bestimmt, die aus einem Auftrag in einer bestimmten Steuerperiode zu verbuchen sind. Für T&M ist dies einfach und wird mithilfe des Zeitpunkts der Rechnungsstellung verfolgt. Es gibt komplexere Modelle wie PPC (Physical Percent Complete) und Abonnementabrechnungen, bei denen die Einnahmen nicht direkt mit dem Abrechnungs- und Inkassoprozess verbunden sind.

Best Practices für den Quote-to-Cash-Prozess

Die Bedeutung eines gut konzipierten und ausgeführten Quote-to-Cash-Prozesses kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, wenn man bedenkt, wie sehr er sich direkt und indirekt auf alles auswirkt, von der Kundenerfahrung bis zur Umsatzgenerierung. Wie das globale Beratungsunternehmen hervorhebt :

the right quote-to-cash process will be the single most critical process your technology company faces as it encompasses negotiating customer deals and contracting to billing, revenue recognition and collections. The outcome, if done properly, will result in improved controls, better customer relationships and retention, improved utilization of talent, higher valuations, reduced diligence risk, and better collection rates.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren zur Gestaltung, Umsetzung und Optimierung des Quote-to-Cash-Prozesses:

Bemühen Sie sich, den Angebotsprozess so robust wie möglich zu gestalten.

Optimieren Sie Ihren Angebotsprozess mit aktuellen Zahlungsbedingungen, Rechnungsplänen usw. Dadurch wird die Anzahl der Änderungen, mit denen die Liefer- und Finanzteams konfrontiert werden und die sie beheben müssen, begrenzt.

Festlegung von Verträgen mit ausgearbeiteten Bedingungen und Konditionen

Die Festlegung eines Standards für gut ausgearbeitete Verträge mit Bedingungen, die die Kunden vollständig verstehen, ist von wesentlicher Bedeutung. Jegliche Missverständnisse führen unweigerlich zu Verwirrung auf dem weiteren Weg.

Etablieren eines strukturierten Genehmigungsprozesses

Ein langsamer oder dysfunktionaler Genehmigungsprozess kann sowohl einen Auftrag als auch die gesamte Kundenbeziehung gefährden. Es muss ein effizientes Genehmigungsverfahren eingeführt werden, das Kunden und andere Beteiligte automatisch benachrichtigt, wenn ihre Aufmerksamkeit und Unterschrift erforderlich ist.

Gegebenenfalls Aufnahme neuer Dienstleistungen in den Vertrags- und Rechnungsplan

Wenn ein Kunde während eines Auftrags neue Dienstleistungen hinzufügt, dann wird der Betrag anteilig in den laufenden Vertrag und den Rechnungsplan aufgenommen. Und wenn es sich nicht eindeutig um einen einmaligen Kauf handelt, sollten Sie die neu hinzugefügte Dienstleistung in den Verlängerungsvertrag und die Gebühr einbeziehen.

Verwendung zuverlässiger Software für professionelle Dienstleistungen (PSA)

Der Einsatz einer zuverlässigen PSA-Software ermöglicht Ihnen die Rationalisierung, Standardisierung und Optimierung des Angebotserstellungsprozesses und des gesamten End-to-End-Lebenszyklus. Wir erörtern die Rolle und den Wert einer PSA-Lösung im nächsten Abschnitt.

Die Rolle der PSA-Software im Q2C-Prozess

Software zur Automatisierung von Dienstleistungen (Professional Service Automation, PSA) ermöglicht es Unternehmen, den Quote-to-Cash-Prozess effektiv und effizient zu verwalten:

  • Zentralisierung wichtiger Prozesse und Optimierung der Rentabilität des End-to-End-Lebenszyklus von Dienstleistungen
  • Steigern Sie das Vertrauen in Ihre Leistungen, indem Sie erfolgreich Geschäftsergebnisse für Ihre Kunden erzielen
  • Stellen Sie vollständige Transparenz als Grundlage für die Entscheidungsfindung her

Wie die Technical Services Industry Association (TSIA) in ihrem Bericht 2020 Technology Survey Results – Professional Services betont:

„Professional Services-Teams sind zunehmend auf Technologie angewiesen, um die Auslastung, die Projekttransparenz und letztlich die Projektmargen zu erhöhen. In den letzten zehn Jahren haben sich Plattformen zur Automatisierung von professionellen Dienstleistungen (PSA) von einer Pacesetter-Praxis zu einer gängigen Praxis entwickelt, und die Mehrheit der Unternehmen setzt heute ein gewisses Maß an PSA ein. Der Schwerpunkt verlagert sich nun von der Automatisierung der Kernprozesse — Ressourcenmanagement, Projektmanagement und Projektbuchhaltung — auf innovativere technologische Anwendungen.“

Sind Automatisierungslösungen für professionelle Dienstleistungen cloudbasiert oder standortgebunden?

Was die Bereitstellungsmodelle betrifft, so nutzen die meisten Dienstleistungsunternehmen eine cloudbasierte Lösung im Vergleich zu einer PSA-Lösung vor Ort. Wie Service Performance Insights angemerkt:

„Cloudbasierte [PSA]-Anwendungen verkaufen sich zehnmal besser als die nicht cloudbasierten. Cloud-Lösungen sind besonders wichtig für den Dienstleistungssektor, da die heutigen virtuellen Beratungsunternehmen qualifizierte Mitarbeiter haben, die sich nicht in physischen Büros, sondern überall auf der ganzen Welt befinden. Die Cloud hat es PS-Führungskräften und Mitarbeitern auf allen Ebenen ermöglicht, mobil auf die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um die Sichtbarkeit und die Managementkontrolle von Ressourcen und Projekten zu verbessern.“

Das Fazit

Der Quote-to-Cash-Prozess ist eine unternehmensweite Aufgabe, die eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verschiedener Abteilungen erfordert.

Die Fähigkeit, einen rationalisierten Quote-to-Cash-Prozess durchzuführen und die Umsatzgenerierung zu optimieren, hängt von der Vereinheitlichung der Mitarbeiter und ihrer Aufgaben durch eine zentrale Plattform ab, die diese Aktivitäten koordiniert und neue Effizienzen in der Geschäftsabwicklung schafft.

Next Steps

Die Einführung einer PSA-Lösung ist keine einmalige Angelegenheit. Ihre Führungskräfte und Teams benötigen in jedem Fall eine umfassende Unterstützung: von strategischer Beratung bis hin zu praktischen Anpassungen.

Suchen Sie nach weiteren Informationen über die Automatisierung von Dienstleistungen und Lösungen für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen? Kontaktieren Sie uns, um zu besprechen, wie Planview dazu beitragen kann, die Aufträge Ihres Unternehmens vorhersehbarer und rentabler zu gestalten.