I dagens miljø er selskapene under økt press for å levere innovative, teknologisk avanserte produkter og tjenester med et krympende budsjetter. Som et resultat må ressursene utnyttes fullt ut og fokuseres på de høyeste prioritetene til enhver tid. Selvfølgelig kan begrepet ressurser referere til en rekke ulike typer eiendeler, men her er vi fokusert på den viktigste typen, dine folk.

Dessverre vil ineffektiv eller suboptimal ressursstyring sikkert føre til negative konsekvenser som dårlig produktivitet, forsinkelser, redusert kvalitet, økte kostnader, tapte muligheter og lav moral.

Men hvordan kan vi forbedre forvaltning? Mitt team er allerede på kapasitet, hva mer kan vi gjøre?

En viktig del av utfordringen er å erkjenne at høy ressursutnyttelse ikke er en indikasjon på god ressursforvaltning. Nøkkelen er å sikre at ressursene dine arbeider med prosjekter i tråd med strategiske bedriftsmål, som samsvarer med deres sett av ferdigheter og hvor de har tilstrekkelig båndbredde. Faktisk overstyrer organisasjoner kontinuerlig folks ressurser1, begrenser vekst og innovasjon. Å bestemme hvilket arbeid eller hvilket krav som skal gjennomføres neste gang og når ressursene vil være tilgjengelige, er også store en utfordring.

Vi bør også nevne at en del av ressursforvaltningsutfordringen involverer de ulike metodene som ulike grupper bruker, inkludert metoder drevet av milepæler, iterativitet og samarbeid. Alle har fordeler når de brukes på riktig type arbeid, men hver har sine egne nyanser som kompliserer ressurshåndteringsprosessen.

Ved å kombinere ulike metoder på tvers av en rekke organisatoriske ting som har blitt modne, finner selskapene ut at det ikke er noe enkelt svar på disse utfordringene.

Fordelene med ressursadministrasjon for bedrifter

Vi anerkjenner absolutt at ressursforvaltning er en kompleks prosess, spesielt i et foretak med felles geografisk spredte ressurser. Ifølge rapporten Project and Portfolio Management Landscape 2017 rapporterer nesten halvparten av organisasjonene at de sitter fast i siloer. Med så mange tilnærminger til arbeid burde det være fornuftig om tilnærminger til ressursadministrasjonen kunne variere litt mer. Uansett er det tre kapasiteter som enhver ressursleder burde inkludere:

  • Kapasitet og aktivitetsstyring: Optimaliser ressursaktiviteter ved å prioritere arbeid av høy verdi med tilgjengelige ressurskapasiteter
  • Ressursutnyttelsen: Kontroller at riktig ressurser er tilgjengelig til å støtte strategiske mål
  • Fremdrift og sporing av tidsbruk: Sikre at fremdriften kan spores, dette kan være spesielt nyttig når du holder tritt på tiden. Sammenlign planlagt arbeid vs faktiske innsats for å forbedre estimater og for å forstå hvor ressursene virkelig tilbringer sin tid.

Å bruke et effektivt system på virksomhetsressursledelse som leverer disse tre funksjonene vil gjøre organisasjonen:

  • Få tak i et realistisk syn på både etterspørsel og leveringskapasitet
  • Å behandle og prioritere arbeidsforespørsler og angi riktige forventninger med viktige interessenter
  • Avgjør faktisk ressurstilgjengelighet
  • Sett riktig ressurser til riktig arbeidet og til rett tid
  • Forstå hvilke roller og/eller ferdighetssammensetninger man skal ansette for å oppfylle aktørers forpliktelser
  • Øk og forbedre kommunikasjon mellom prosjekt-, ressursledere og teammedlemmer
  • Få øye på problemer tidligere i prosessen
  • Tilby objektive metoder for å prioritere arbeidet og slik forsikre at etterspørselen er balansert opp mot leveransekapasitet
  • Koble strategi opp mot drift
  • Lever programmer som driver fram innovasjon og omstruktureringer

Hvor du skal begynne med ressursledelsesverktøy

Bruk av riktige ressursledelsesverktøy for organisasjonen er viktig. Organisasjoner stoler ofte på regneark for ressursadministrasjon på grunn av deres brukervennlighet, enkelhet og evne til å sette opp en fil raskt. Men å holde flere eller til og med delte regneark oppdatert, holder ikke alltid mål og blir ofte uopprettelig.

Å bruke en manuell ad-hoc innfallsvinkel til ressursforvaltning er arbeidskrevende, fører til unøyaktige og foreldede data, hemmer organisatorisk smidighet, og gir urealistiske synspunkter på etterspørsel og kapasitet. Likeledes feiler den med å gjøre rede for mindre arbeidselementer på etterspørselssiden under den tradisjonelle inntaksprosessen. For eksempel må du lage en liten tweak til noe som allerede er implementert eller hjelpe andre på (potensielt lavere prioritet) arbeid.

Som et resultat, når et nytt arbeid starter, kan du allerede være for sent ute uten å vite noe det!

Uavhengig av innfallsvinkel og verktøyene som brukes, må organisasjonene bestemme hvordan de skal balansere ressurskapasitet og etterspørsel. Her er en kuratert liste av de største 12 ressursene vurdert til beste praksis

Top 12 Resource Management Best Practices

1. Forstå hvilke ressurser som er mangelvare og fokuser på dem.

  • Ofte kan du bruke 80/20 regelen, der hovedsakelig 80% av effekten (eller ressursbegrensningen) kommer fra 20% av ressursene. Dette er mennesker som er høyt etterspurt til slikt arbeid.
  • Fokuser på disse begrensede ressursene, og planlegg rundt tilgjengeligheten for å unngå flaskehalser og unødvendige forsinkelser.

2. Bli enige om en felles innfallsvinkel for å prioritere arbeid på tvers av de delte ressursene

  • Opprett en avtalt scoring/evalueringsprosedyre på forhånd for å hjelpe til med å tilrettelegge for et objektivt beslutningsarbeid istedenfor å bli et offer for problemer med "Knirkende hjul"
  • Overvåk planlagt arbeid som kan stjele fra kapasiteten din og skape skjulte forsinkelser
  • Husk at mennesker med overdreven pliktfølelse kan lede til kvalitative problemer og reduksjon i den samlede ytelsen

3. Omfavn forskjellige måter å jobbe på tvers av organisasjonen og ressursene

  • Forskjellige typer arbeid og til og med forskjellige typer grupper innenfor organisasjonen kan dra nytte av bestemte metoder
  • På denne måten kan du forsikre deg om at redskapene og de utvalgte tilnærmingene skal justere seg og skape effektivitet
  • På høyere nivåer gir en mer standardisert utrulling de beregningene som trengs for et omfattende oversyn av din organisasjon
  • Dette vil gjøre det mulig for organisasjonen å planlegge, administrere og levere arbeid – å utnytte en rekke metoder som er tradisjonelle eller drevet av milepæler, iterative, Agile og til og med samarbeidsarbeidsorienterte
Omfavn forskjellige måter å jobbe på tvers av organisasjonen og ressursene

4. Å realisere ressursforvaltning er en pågående prosess

  • Erkjenn at det vil oppstå konflikter fordi uventede arrangement og endringer er uunngåelig (og oftere enn vi ønsker!)
  • Arbeid sammen for å løse ressurskonflikter basert på umiddelbar prioriteringer på vei nedstrøms

5. Administrasjonsarbeid og hjelpemidler bruker en blanding av detaljnivåer

  • Planleggingsarbeid, administrerende oppgaver og rapporteringstid trenger ikke alle å bruke samme detaljnivå. Finn balansen som virker for hver situasjon.
  • Planleggingsarbeid er ofte veldig detaljert, mens tidsrapporteringen kan forhøyes til forenkling av rapporteringsprosessen og sporing av tid, noe som fører til større nøyaktighet
  • Når du tildeler ressurser arbeid, fungerer langsiktige oppgaver ofte best på et høyt nivå, mens korttidsoppgaver har en tendens til å være godt forstått slik at det blir mulig å få mer detaljert planlegging

6. Planlegg arbeid

  • Vurder tradisjonelle oppgaver med start-/ sluttdatoer og varigheter for formelt definert arbeid og mindre formelle lister for å lette oppgaver
  • Juster prosjekter og andre jobber til de strategiske resultatene de er ment å støtte
  • Bruk automatiserte prosesser der det er mulig å redusere administrasjon

7. Administrer ressurstildelinger

  • Bruk skuffer på høyt nivå på prosjektet som utgangspunkt hvis ressursforvaltning er noe nytt for organisasjonen din
  • Husk at én størrelse passer ikke alle og at den varierer basert på spesifikke, begrensede ressurser eller grupper. For eksempel kan DBAer deles og utnyttes for mye, slik at du kanskje vil øke detaljnivået for å minimere konflikter.
  • Sikre at din bruk av ressursledelse kan utvikles etter behov og utfordringer endres over tid

8. Rapporter tiden

  • Husk at ulike grupper kan være mer tilbakeholdne med tidsrapportering, så holde ting enkelt og lett (spesielt i begynnelsen)
  • Gjør adopsjonen enklere ved å holde følge på tiden med driftsverktøyet i din utvalgte ressurs
  • Bruk faktiske data for å vurdere ytelse og for å forstå trender som kan forbedre fremtidig planlegging
Rapporter tiden

9. Bruke oppdragstyper som kan justeres til dine forretningsbehov

  • Ikke bruk navngitte, rollebaserte ressurser for langsiktig planlegging, heller ikke når den spesifikke ressursen ikke er kjent på forhånd
  • Foreløpig booking av navngitte ressurser kan være til nytte for midlertidig planlegging og prioritering
  • Bekreftet booking navngir ressurser for korttidsoppdrag når detaljert informasjon allerede er kjent

10. Konto for ikke-prosjekttid

  • Sørg for at administrasjonstid, betalt tid, osv. er regnskapsført når du planlegger vilkår for både lange og korte perioder
  • Ikke glem uventede prosjektaktiviteter; sørg for å tilby en mekanisme for å fange denne denne gangen – ellers vil du miste synlighet til denne reduksjonen i kapasitet
  • Innse at det vil være et naturlig tidstap fra vanlige, daglige momenter, for eksempel administrative oppgaver (for eksempel e-post, generalforsamlinger, etc.)

11. Unngå eller begrens multi-tasking

  • Multi-tasking høres effektivt ut, men ofte resulterer det i lavere produktivitet totalt
  • Prøv å begrense antall parallelle oppgaver, da vil dine ressurser arbeide bedre

12. Hold dine mest verdsatte eiendeler og ressurser produktive og lykkelige

  • Sist men ikke minst, ta vare på dine ressurser fordi omsetning fører til enorme tap i produktivitet/kapasitet
  • Tilby opplæringsprogrammer og ikke bruk dem for mye, på den måten reduserer du utbrenthet

Belønningen for god ressursforvaltning

Dette er god ressursadministrasjonsprogramvare og ved å følge disse beste praksisrutinene kan det føre til betydelige forbedringer i ressursforvaltningen. Dette vil ideelt sett oversette til høyere produktivitet og høyere tilfredsstillelse på tvers av dine team og enkeltpersoner.

Som et resultat, vil du kunne:

  • Sentraliser etterspørsel og optimaliser prosjektportefølje og ressurskapasitet for å levere organisasjonsstrategiske tiltak
  • Få de riktige personene til å arbeide på de riktige prosjektene og til rett tid
  • Tilpass ressursene til endringer i markedet og krav til ledelse
  • Hold prosjektene dine på sporet, i tide og innenfor budsjett

Planview Solution

Om du akkurat har begynt eller fortsetter langs en ressurs-ledelsereise og videre til neste nivå, kan Planview hjelpe med en data-drevet, bedriftsomspennende løsning. På bakgrunn av på våre 29 års erfaring fra samarbeid med globale kunder kan vi hjelpe din organisasjon til å optimalisere ressursforvaltningen for å skape kapasitet til innovasjon og transformasjon.

Dagens organisasjoner er under press og må drive fram både innovasjon og transformasjon i en virkelighet der det er begrenset med både mennesker og økonomiske ressurser. Ved å integrere strategi, planlegging og leveranse gjør Planviews arbeids- og ressursadministrasjonsløsning for portefølje- og ressursstyring det mulig for PMOer å optimalisere sine porteføljer, balansere kapasitet mot etterspørsel, lenke planer og ressurser til prosjekter og administrere de underliggende finansene. Aktører kan visualisere porteføljens ytelse mot planer og ta beslutninger som sikrer at ressursene leverer prosjekter med den høyeste verdien for virksomheten.

Flere ressurser

Sitater